Nei vari impianti che abbiamo seguito, il sistema informativo di gestione della manutenzione (CMMS o EAM) è intervenuto ed è stato implementato solo all'inizio della fase operativa: si è cominciato a caricare i dati a partire dal momento di avvio. Ciò è dovuto sia agli aspetti contrattuali, delegati ad enti o società diversi per le varie fasi di realizzazione dell'impianto, sia alle logiche di controllo audit. Chi segue la mechanical completion è un ente legale diverso da chi segue il commissioning e da chi prende in carico l'impianto. Sono ben note le difficoltà legate al passaggio di informazioni dalla progettazione alla realizzazione degli impianti nei casi in cui vi siano numerosi attori coinvolti.
Di recente ci è capitata un'esperienza in cui la società che gestisce la realizzazione dell'impianto gestirà anche l'esercizio, creando l'opportunità di intervenire già in fase di commissioning sul sistema informativo di gestione della manutenzione (CMMS/EAM) che verrà utilizzato nella fase operativa.
Modello di gestione integrata
L'architettura di sistemi proposta si basa su software di Enterprise Asset Management e di Gestione Documentale (ECM). Questi sistemi vengono implementati fin dalla fase di commissioning ed utilizzati per lo start-up e per la manutenzione al fine di generare una continuità tra le fasi e di ottimizzare i costi e i tempi sia nella gestione del processo di commissioning, specie nella creazione del Dossier di Commissioning, sia nella gestione della manutenzione dell'impianto, specie nella verifica dei parametri RAMS di unità critiche dell'impianto individuati durante la fase di commissioning.
Obiettivi
L'adozione di un modello integrato di gestione va oltre un semplice miglioramento della gestione documentale in quanto ha ricadute su tutte le attività legate allo start up, all'avviamento alla gestione e all'esercizio. I principali vantaggi derivanti dall'utilizzo di un'unica architettura di sistema sono:
- storia di impianto completa, che favorisce:
- gestione delle evoluzioni tecniche nel caso di modifiche di impianto
- affidabilità di impianto con i dati reali ottenuti dalle fasi di commissioning e start up
- documentazione di commissioning e start up, utile alla gestione
- implementazione dei sistemi meno onerosa in termini di tempo ed economici (inserimento dati e configurazione sistemi una sola volta)
- legame tra documentazione di progetto ed anagrafiche contenute nel sistema di gestione operativa della manutenzione
- maggior facilità nel tracciare le punch list del commissioning e dello start up in un sistema di gestione, per definire i piani di manutenzione della gestione operativa
- instaurazione di un processo di "miglioramento continuo" sin dal commissioning, per la continuità di servizio dell'impianto e per la formazione degli addetti.
Un modello funzionale che garantisca la continuità del flusso di informazioni, basato su workflow opportunamente definiti per il progetto, favorisce:
- la formazione degli operatori in termini di padronanza degli strumenti informativi
- lo svolgimento delle fasi di progetto
- la tracciabilità degli eventi
- la verifica del rispetto dei tempi
- la condivisione, quando opportuna, delle informazioni delle attività in corso e future.
Piani di lavoro come attività di commissioning
E' stato suggerito di adottare nel progetto dell'impianto le logiche tipiche della manutenzione (piani di manutenzione, ordini di lavoro, etc.) nella gestione anche del commissioning e dello start up e dei documenti e logiche ad essi connessi (A-Sheets, B-Sheets e Punch List), a beneficio della gestione operativa e della governance dei processi di realizzazione dell'impianto.
Il concetto chiave sviluppato nel modello proposto al cliente è l'inquadramento delle attività di commissioning e start up come piani di lavoro contenuti nel software EAM ed integrati in un Workflow documentale e di attività contenuto nel software di Document Management.
La definizione dei workflow delle attività di progetto (WBE) nel sistema di Document Management consente poi di abilitare la tracciabilità delle operazioni in corso mediante milestones/checkpoint, così da poter monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.
Un ulteriore obiettivo è stato quello di generare degli ordini di lavoro precompilati per ogni attività, associandovi la documentazione delle certificazioni e dei test da effettuare per ogni singolo elemento dell'impianto riducendo la possibilità di errore nel processo operativo e l'onere di compilare i moduli alleggerendo i compiti dei tecnici del commissioning e dello start up.
Gestione documentale nel modello integrato
La gestione del workflow delle attività, con la documentazione ad esse associata, è stata implementata all'interno del sistema di Document Management che, opportunamente configurato, consente di stabilire una comunicazione a due vie con il sistema EAM, nella cui interfaccia riportava dei collegamenti ai documenti contenuti nel Document Management.
In tale ipotesi, l'EAM è l'interfaccia diretta con i Manager di Commissioning e StartUp, il "raccoglitore" della documentazione necessaria (che risiede nel Document Management) alla formulazione di A-sheet, B-sheet, S-sheet e C-sheet, per la gestione di tutti i dati del commissioning e dello start up e per la preparazione del supporto alle attività che dovranno essere gestite durante la fase di avviamento alla gestione.
Il punto di partenza del modello è l'associazione dei documenti e delle specifiche tecniche di progettazione a quanto poi effettivamente costruito/acquistato/installato. Tutto ciò implica che i P&ID, i datasheets dei componenti, le specifiche di costruzione, i datasheets dei fornitori e tutta la documentazione di progettazione siano inseriti nel sistema di gestione documentale ed opportunamente indicizzati tenendo conto delle specifiche di progetto e delle specifiche di impianto.
Una volta inserita tutta la documentazione di progetto nel sistema di gestione documentale, la documentazione dovrà essere indicizzata in funzione del legame tra apparati e P&ID - datasheet di progettazione - datasheet del fornitore e documentazione di installazione.
Aggiornamento e raccolta dati
La definizione e l'aggiornamento delle caratteristiche tecniche degli apparati durante tutte le fasi, dal commissioning allo start up, consente inoltre di creare un solido patrimonio di conoscenze dell'impianto sin dalla fase di costruzione, presupposto per impostare strategie di gestione operativa snelle ed efficienti.
La raccolta di dati da cantiere o da campo e l'approntamento dei dossier operativi è un lavoro oneroso e poco gradito ai tecnici di cantiere. Il layout dell'impianto, distribuito su più siti a grande distanza l'uno dall'altro, ha accentuato queste problematiche comportando un incremento del rischio associato alla raccolta di dati ed informazioni in modo non strutturato (lacune, imprecisioni, etc.). La definizione di procedure coadiuvate da sistemi che snelliscano la registrazione di attività e dati, è di essenziale supporto ad una raccolta di informazioni più precise ed allineate allo stato reale del sistema.
Considerazioni finali
I risultati rispetto alla gestione di commissioning, start up ed avviamento con il modello proposto sono stati di grande efficientamento e riduzione costi.
Inoltre, rendendo operativo questo workflow nelle fasi di commissioning, start up e avviamento alla gestione di esercizio, è possibile creare una storia dell'impianto corredata da dati e misure che potranno essere di supporto sia alla gestione dell'esercizio, sia ad eventuali attività di modifica di impianto che si dovessero rendere necessarie, abilitando funzionalità evolute di tracciamento delle attività svolte e dello stato di avanzamento dei lavori tipiche dell'Engineering Change Management.
Un approccio ancor più virtuoso, consiste nel prevedere fin dalla gestione degli acquisti la disponibilità del duo EAM/ECM: il vantaggio è la possibilità di anticipare ulteriormente la creazione dei database con tutti i dettagli sulle forniture, abilitando inoltre la tracciabilità completa dei flussi dei materiali in ricezione, deposti a piè d'opera nell'attesa di montaggio e/o in magazzini virtuali o fisici.
Nulla poi vieta di risalire ulteriormente il fiume del ciclo di vita dell'impianto avviando la configurazione dei database, che sono sempre il riferimento centrale, fin dalle fasi di engineering.
Sabatino Beretta (Partner, Interlem SMT S.r.l.)
Pinja Tuovinen (Consultant, Interlem SMT S.r.l.)
Sebastiano Zorzi (Consultant, Interlem SMT S.r.l.)
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