Comunicare, una criticità nella manutenzione

A livello didattico, correttamente la manu­tenzione è rappresentata come un pro­cesso nel quale più attori interagiscono a comporre un insieme coerente di azioni che, seguendo procedure definite, concorrono al mantenimento in efficienza dei beni durante la loro vita utile.

Un vecchio problema

Tuttavia la realtà risulta più complessa rispetto ai modelli teorici, e molti buoni progetti “cado­no” a causa della difficoltà, riscontrate dagli at­tori di cui sopra, di comunicare correttamente necessità e informazioni. Ciò dà vita a soluzioni non ottimali che rendono problematica, quando non del tutto impossibile, la raccolta formalizza­ta di dati, che rappresenta l’elemento indispen­sabile per l’analisi dei fenomeni e in definitiva per il maintenance management.

I fenomeni evidenziati nel tempo sono sostan­zialmente tre:

1. Tante volte si sono indicati i sistemi informa­tivi di manutenzione quali strumenti idonei a coprire i relativi processi, purché… semplici da usare, configurabili, sufficientemente adattabili ai processi stessi. Diverse volte però la “rigidi­tà” imposta dai software ha creato reazioni di rigetto con il risultato di una copertura molto, molto parziale, ossia mantenendo in vita quei canali tradizionali (telefonate, email, messag­gistica privata) paralleli e non intercettabili dal flusso di comunicazioni formalizzate.

2. Anche le maschere di inserimento dati, per quanto ottimizzate rispetto alle competenze dei manutentori e degli altri utenti, impongono in sé modelli che dichiaratamente mirano a ridurre/eliminare i campi note, dai quali l’estrazione di informazioni utili all’analisi successiva risulta difficile se non impossibile.

3. Sovente, i CMMS impiegati risultano o trop­po mirati ad uno specifico ambito di utilizzo, e dunque poco adattabili all’applicazione per al­tri asset (si pensi ad un software dedicato alla manutenzione di flotte, non sempre estensibile al facility management o al plant management), o - viceversa - orientati ad una gestione più amministrativa che tecnica, con centri di costo gerarchizzati in maniera completamente diffe­rente e con scarsa analiticità sui dati tecnici.

In tutti i casi si è in presenza di un fenomeno comune, ossia la scarsa inadeguata adattabilità dello strumento software ad utilizzare il linguag­gio naturale e modelli “umani” di interazione.

Una nuova soluzione

Fermo restando che un CMMS, a copertura dei processi, è indispensabile soprattutto in pre­senza di dimensioni “industriali”, in ambiti come quello trasportistico un’ulteriore classe di stru­menti può essere efficacemente introdotta e in alcuni casi anche in sostituzione dei primi.

In questo settore infatti le comunicazioni avven­gono tradizionalmente fra soggetti eterogenei, facenti parte di organizzazioni diverse. Si pensi al caso ferroviario, in cui la produzione di dati di manutenzione avviene a cura di costruttori, dei soggetti responsabili di manutenzione, di offici­ne, di detentori e non ultimo di utilizzatori.

In tutti questi casi il rischio è quello di una co­municazione non strutturata mediante gli stru­menti citati sopra, che nella migliore delle ipote­si, se intercettata, va a popolare fogli di calcolo esterni rispetto al CMMS, ma che in generale rimane quale conoscenza distintiva di singoli operatori.

Occorre dunque uno strumento che integri i metodi di comunicazione sopra citati, che con­sentono l’utilizzo del linguaggio naturale attra­verso l’interazione con uno strumento di “chat”.

Ciò permette agli attori del processo di collabo­rare in modo “intuitivo, rapido e social”, orga­nizzando la comunicazione destrutturata, trac­ciando in ogni caso le attività e raccogliendo/ diffondendo le informazioni.

Gli strumenti sono appunto quelli dei social network: i post, i commenti, l’indirizzabilità delle comunicazioni, la possibilità di trasmettere file, audio e immagini.

Qualora correttamente configurato per la co­pertura dei flussi già previsti dai processi di manutenzione, uno strumento siffatto è in gra­do di estrarre quantitativi di dati potenzialmente molto superiori rispetto ai semplici campi obbli­gatori di un CMMS.

Ciò è reso possibile dall’utilizzo del cloud e de­gli strumenti di calcolo forniti dai grandi “big” mondiali, che si avvalgono ormai tutti di algorit­mi di machine learning per la individuazione dei fenomeni di principale interesse e, successiva­mente, per l’evidenziazione di eventuali feno­meni di degrado. La stessa reportistica risulta potenzialmente molto più completa.

Soprattutto in presenza di strutture di post vendita non organizzate su scala industriale, o di soggetti responsabili di manutenzione che gestiscono parchi poco numerosi, la necessità di contenere e mirare gli investimenti suggeri­sce di orientare gli stessi verso questo tipo di soluzioni.

Alessandro Sasso, Presidente ManTra, Coordinatore Regionale A.I.MAN. Liguria