Il global service di manutenzione (GSM) consiste nella cessione della gestione e dell'esecuzione delle attività di manutenzione da parte di un committente (cliente) a un fornitore di servizi (provider).
È possibile enucleare quattro componenti fondamentali del GSM: Definizione dei processi manutentivi: scelta delle politiche manutentive, dei cicli e delle attività; Gestione dei centri di costo: preventivazione e contabilizzazione degli interventi di manutenzione; Esecuzione dei lavori di manutenzione; Gestione dei ricambi: analisi dei livelli minimi e massimi di scorta di materiali tecnici e di consumo, analisi tecnica dei ricambi e gestione dei dati transazionali del magazzino.
Tradizionalmente il GSM è stato strutturato dando particolare enfasi ai primi tre punti, lasciando la gestione dei ricambi che appartengono al mondo della manutenzione (indicato anche con la dizione inglese MRO, Maintenance, Repair and Overhaul) ai margini del servizio erogato. Contrariamente a questa tendenza negli ultimi anni è sempre più frequente assistere a una crescente attenzione verso la gestione dei ricambi che porta le grandi realtà industriali a ricercare non tanto la figura del rivenditore quanto quella del general supplier. Il general supplier è un partner al quale i clienti si affidano sia per l'acquisto dei materiali di manutenzione che per una serie di servizi gestionali che costituiscono la principale discriminante nella scelta del fornitore, a differenza dei prodotti forniti che a parità di modello e costruttore possono essere reperiti sul libero mercato anche presso altri distributori.
La ricerca di un partner unico per la fornitura dei ricambi MRO consente oltretutto di realizzare una consistente riduzione del parco fornitori, permettendo una gestione amministrativa più efficiente del ciclo passivo.
Questi servizi sono mirati ad implementare una proposta di valore che sposta il piano della competizione al di sopra della logica "listino - sconto", e che è basata sulla teoria della minimizzazione del Costo Totale di Possesso (TCO, Total Cost of Ownership). Questa teoria, formulata da Gartner Group nel 1987 per valutare i costi di gestione "dalla culla alla tomba" degli asset, è sintetizzabile in tre punti fondamentali, vale a dire il costo totale d'acquisto dei beni, i costi operativi (costi di giacenza dei ricambi, costi di eventuali inefficienze e basse prestazioni ottenute da ricambi non idonei) e i costi di dismissione (su questa voce incidono in maniera significativa le norme e leggi sulla tematica ambientale).
Gli strumenti per implementare questa proposta di valore sono suddivisibili in alcune macro aree: Vending solution: i distributori automatici consentono alle aziende che ne usufruiscono di ridurre i costi di giacenza, a fronte di un incremento della efficienza produttiva (i prodotti sono disponibili in prossimità del reparto, senza doversi recare fino al magazzino) e di una riduzione dei consumi ai soli articoli veramente necessari, diminuendo gli sprechi (ogni prelievo dal distributore da parte dei dipendenti dell'azienda cliente è tracciabile);
Assistenza sul sito: la possibilità di avere uno o più referenti, full o part time, presso lo stabilimento del cliente consente di identificare con maggiore efficacia le aree di possibile miglioramento e di coordinare l'implementazione integrata dei servizi al cliente; Controllo della qualità del servizio: la definizione di indicatori di prestazione del fornitore (KPI, Key Performance Indicator) da condividere periodicamente con il cliente garantisce trasparenza e la base di partenza per l'implementazione di politiche di miglioramento continuo. Servizi di reporting e di data management: con la scelta di un fornitore unico per una gamma di prodotti estremamente ampia come l'MRO, il cliente (specie se si tratta di una grande organizzazione) condivide con il general supplier una considerevole mole dei dati, che grazie a un uso appropriato della reportistica può fornire elementi di business intelligence estremamente importanti. Servizi di controllo, gestione e esternalizzazione degli stock: spesso i magazzini di manutenzione hanno livelli di scorte sovradimensionati.
Questo comporta l'incremento del capitale immobilizzato e il rischio di obsolescenza dei ricambi, delle inefficienze che se risolte possono portare a risparmi per il cliente anche di decine di migliaia di euro.
Un caso pratico: servizi di Inventory Profiling
Riguardo ai possibili vantaggi ottenibili dall'ingegnerizzazione della gestione delle scorte per le organizzazioni è l'implementazione dei servizi di profilazione delle scorte (Stock Management). È possibile distinguere tre differenti tipologie di analisi mirate alla definizione dei livelli di giacenza ottimali: Cessione in outsourcing della gestione degli articoli ad alta rotazione (Consigment Stock): data l'alta frequenza di consumo di questi articoli, è possibile arrivare ad una soluzione win-win liberando il cliente da un capitale immobilizzato notevole e consentendo al service provider di accedere a un business con una buona ripetitività; Ridefinizione dei livelli minimo e massimo di giacenza: per gli articoli con indice di rotazione medio e alto è possibile dimensionare i livelli minimi e massimi di giacenza, e di conseguenza anche i punti di riordino, in base a dati di consumo effettivo e non sulla base di considerazioni puramente cautelative; Identificazione degli articoli non-mover: quest'ultima è la categoria di articoli destinati a diventare obsoleti, individuarli e dismetterne la scorta può portare a recuperare del capitale inutilmente immobilizzato per decine di migliaia di euro.
Nella nostra esperienza, l'implementazione dei servizi di Stock Management presso diversi clienti operanti in differenti settori produttivi ha portato a una riduzione del capitale circolante pari a circa il 40% sul totale del volume di articoli tenuti solitamente a scorta. Aggiungendo a questo vantaggio la riduzione del costo di acquisto legato alla diminuzione di articoli da approvvigionare, l'incremento della disponibilità degli articoli effettivamente necessari con maggiore frequenza e l'opportunità di consolidamento della vendor list è facile comprendere come un partner competente ed esperto nella fornitura e gestione degli MRO possa contribuire a liberare risorse che il cliente può reinvestire in attività strategiche ad alto valore aggiunto.
Alessandro Pedretti,
European Key Account Operations Officer, Brammer plc
Ioannis Pipidis,
European Key Account Inventory Advisor, Brammer plc
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