La fase di Start Up è un momento fondamentale durante il "ciclo di vita" di un contratto di Facility Management, mentre è spesso sottovalutata e sottostimata in termini di costi e impegno di risorse.
Nei contratti di Facility Management troviamo le classiche fasi del ciclo di vita di un prodotto/servizio: iniziale, maturità, declino.
Lo Start Up, che rappresenta la prima fase di un contratto, ha una durata fisiologica pari a circa il 15-20% dell'intero ciclo di vita. La gestione a regime è il cuore del contratto e rappresenta in termini di tempo il 60-70% del ciclo di vita. Il restante 10-15% è relativo alla chiusura del contratto con eventuale "rinascita" in caso di rinnovo contrattuale.
Volendosi focalizzare, tuttavia, sulla fase di avvio del servizio, è importante porsi in maniera chiara una serie di quesiti, tra cui: a cosa serve lo start up? Quali sono le criticità e quali risorse vanno messe in campo? E ancora, a quanto ammonta l'impegno economico/temporale? Quali i risultati attesi?
Una serie di domande a cui è possibile dare risposte sempre più precise con il susseguirsi dei contratti e con la crescita di esperienza e di competenza.
Passaggio fondamentale è individuare i 3 principali obiettivi dello Start Up, comprendere che sono diversi e sequenziali e a non trascurarne nessuno: "l'operatività" - lavorare per attivare tutti i servizi in accordo con gli SLA definiti con il cliente, analizzare e descrivere i processi, formare le risorse; "l'economicità" - rinegoziazione con i fornitori, ridefinizione dei ruoli, reingegnerizzazione dei servizi, ecc. al fine di raggiungere gli obiettivi economici definiti; "la fidelizzazione" - le prime fasi costituiscono le fondamenta per il futuro rinnovo contrattuale.
Tempi e risorse
Il tempo ideale per l'avvio di un contratto di Facility Management in realtà industriali è di 6 mesi: 3 mesi prima e 3 mesi dopo l'inizio dell'operatività, prevedendo un periodo di sovrapposizione. Purtroppo, però, spesso accade che le attività di preparazione della commessa avvengano in contemporanea con l'inizio dell'erogazione dei servizi.
Se, infatti, a livello europeo, nei Paesi con un maggior grado di sviluppo del settore, la fase di start up (chiamata Mobilisation) prevede una quotazione e remunerazione ad hoc, nel nostro Paese i costi sono sostenuti dalla società
Il corretto approccio alla fase di Start Up
che si occupa del Facility Management, senza alcun riconoscimento economico. In mancanza di risorse dedicate, quindi, la struttura operativa si trova ad affrontare l'attivazione dei servizi e, contemporaneamente, a mettere in atto gli strumenti necessari per la gestione a regime.
Al proposito, è utile definire - all'interno della Divisione Facility Management - una struttura dedicata alla fase di Start Up e al reengineering delle commesse con apposite procedure, linee guida e check list di controllo. Questa struttura deve vantare competenze organizzative, gestionali e tecniche
Continua a leggere sul numero di Luglio-Agosto di Manutenzione l'articolo di Luca Fiorucci, Facility Manager, Cofely Italia
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