Il ruolo del censimento immobiliare nella gestione del patrimonio

Il tema del censimento degli immobili ha un ruolo fondamentale nell’ambito dei servizi di gestione immobiliare ai fini di una efficiente gestione del pa­trimonio. La conoscenza puntuale e sistematica degli immobili rappresenta il punto di partenza, non solo per la definizione dei servizi da implementare e dei relativi livelli e parametri di riferimento, ma anche per una consapevole elaborazione delle richieste e valutazione delle offerte.

Nell’ambito della predisposizione di un contratto di Facility Management è, infatti, di sostanziale importanza condurre un processo istruttorio preliminare, quale il censimento, volto a definire le caratteristiche quantitative e qualitative del patrimonio immobiliare.

È possibile definire il censimento immobiliare come quel processo sistematico di acquisizione e gestione delle infor­mazioni tecniche, amministrative e giuridiche finalizzate alla conoscenza di beni immobiliari, con progressivo ag­giornamento dei dati e della documentazione acquisita [S. Curcio, C. Talamo (2013) Glossario del Facility Manage­ment. EdiCom, Milano].

Criteri caratteristici del processo di censimento immobiliare

Obiettivo del processo di censimento immobiliare è la costituzione delle basi informative necessarie per l’impo­stazione, la pianificazione, il monitoraggio e controllo dei servizi di gestione immobiliare. I criteri caratterizzanti tale processo sono molteplici e tra loro interrelati:

principio di gradualità. Il processo di censimento com­porta un ingente impiego di risorse e competenze, soprattutto se si considerano vasti e diffusi patrimoni immobiliari. Si rende, dunque, necessario operare se­condo il principio di gradualità definendo, nel rispetto degli effettivi mezzi e tempi disponibili, quali siano le informazioni di base che devono indispensabilmente essere presenti per poter avviare i servizi di gestione, e quali invece le informazioni che possono essere ac­quisite in modo differito nel tempo. Pertanto, è oppor­tuno chiarire preventivamente le finalità e le caratteri­stiche delle informazioni da acquisire nonché i criteri di priorità, al fine di determinare le tempistiche della progressiva acquisizione in relazione alle risorse disponibili.

Dinamicità. Il censimento è un processo con­tinuo di acquisizione e aggiornamento di infor­mazioni nel tempo che consente di conoscere in ogni momento l’attuale stato di consistenza del patrimonio immobiliare, non deve pertanto essere inteso come una operazione compiuta una tantum.

Specificità. Il censimento immobiliare si arti­cola diversamente a seconda delle differenti esigenze conoscitive e, principalmente, al mu­tare di: tipi di servizi di gestione che si inten­dono attivare e loro finalità, caratteristiche del patrimonio immobiliare (tecniche costruttive, destinazioni d’uso, stato manutentivo, ecc.) e informazioni disponibili preliminarmente al censimento.

Livello di approfondimento relazionato ad esi­genze e risorse di gestione. La quantità, la qua­lità e il livello di dettaglio delle informazioni da raccogliere deve essere definito sulla base di una attenta valutazione della funzione e dell’uti­lizzo delle informazioni stesse. In questo modo sarà possibile evitare situazioni svantaggiose (principalmente in termini economici) carat­terizzate, ad esempio, dalla raccolta di una quantità di dati sovrabbondanti rispetto all’uti­lizzo previsto o rispetto alle effettive capacità di gestione.

Molteplicità delle fonti. Le informazioni da ac­quisire nell’ambito di un censimento immobilia­re sono generalmente di diversa natura e pro­venienza (ad esempio: da audit documentali, da rilievi, ecc.). Pertanto è opportuno chiarire la fonte di ciascuna informazione al fine di indivi­duare adeguate metodologie di raccolta e, per esse, le competenze richieste, in relazione alla provenienza dell’informazione.

Le attività di acquisizione di conoscenze nell’ambito  del censimento immobiliare

Il censimento è finalizzato a raccogliere fondamen­talmente due categorie di informazioni. La prima categoria riguarda la consistenza quantitativa di un patrimonio edilizio. Questo implica l’acquisizione delle informazioni relative agli aspetti quantitativi e dimensionali in grado di descrivere gli edifici e le loro pertinenze. Le informazioni relative alla consi­stenza quantitativa degli spazi possono assumere differenti articolazioni e specificazioni a seconda dei possibili utilizzi dei dati.

La seconda categoria riguarda le caratteristiche tecniche degli edifici. Si tratta di acquisire informa­zioni, relative agli elementi tecnici (edilizi e impian­tistici) presenti negli edifici, che possono significa­tivamente variare per quantità e per contenuti in relazione al livello di approfondimento dell’analisi tecnica. Per quanto riguarda la descrizione delle caratteristiche tecniche, il censimento dovrebbe assumere un livello minimo di approfondimento, in genere riferibile a tipologie e quantità di elementi tecnici presenti per ogni edificio. Come livello mas­simo potrebbe invece giungere a raccogliere le informazioni di identificazione tecnica e commer­ciale, ossia dati relativi ai materiali e componenti costitutivi, alle modalità di esecuzione, alla tipologia e/o schema costruttivo, alla configurazione geo­metrica e alle caratteristiche dimensionali.

La raccolta delle informazioni avviene con sopral­luoghi e rilevamenti in situ per quelle informazioni che sono ritenute necessarie e che non sono già presenti in documenti relativi agli edifici (dcumen­tazione di progetto, relazioni tecniche, schede di prodotto, certificazioni, autorizzazioni, contratti ecc.).

Per questo prima dell’avvio dei rilievi in situ è im­portante il coordinamento con una serie di attività, che implicano comunque la raccolta di dati e infor­mazioni riguardanti la consistenza e le caratteristi­che degli immobili, al fine di acquisire e ordinare informazioni che possono essere già state tratta­te per altri fini. Si tratta di attività relative a diver­si ambiti di interesse (amministrativo, normativo, manutentivo, energetico, ecc.), tra le quali: audit documentale; rilievo normativo, valutazione della contrattualistica, indagine diagnostica, certificazio­ne energetica, ecc.

Fasi di sviluppo del censimento immobiliare

Il censimento immobiliare si configura come un in­sieme di diverse fasi consequenziali, così articolate (Fig. 1):

1. Fase istruttoria. Questa fase di impostazione del censimento conduce ad una definizione prelimina­re del quadro complessivo delle informazioni da acquisire. Le analisi condotte in questa fase riguar­dano principalmente: gli obiettivi di gestione, le tipologie e le caratteristiche dei servizi, le caratteri­stiche del patrimonio immobiliare, le esigenze del­la committenza, le informazioni, i documenti e gli elaborati grafici disponibili. Queste analisi vengono generalmente condotte mediante colloqui con la committenza, visite presso gli archivi documentali della proprietà e sopralluoghi.

2. Fase di progettazione. Questa fase prevede, sulla base di quanto acquisito in fase istruttoria, la costruzione di una tassonomia delle informazioni da raccogliere. In particolare, tale fase prevede le seguenti attività:

- acquisizione e organizzazione della documenta­zione esistente disponibile con verifica dello stato di adeguatezza, completezza e aggiornamento ri­spetto agli obiettivi conoscitivi stabiliti;

- predisposizione di: sistema di classificazione e codifica delle unità ambientali e degli elementi tec­nici, sistema di schedatura e quadro di procedu­re-guida per le attività di rilievo, raccolta, organiz­zazione e archiviazione delle informazioni;

- definizione delle priorità per la raccolta delle infor­mazioni, ovvero individuazione delle informazioni di base ritenute di immediata necessità in relazione al servizio di gestione e di quelle subordinate che possono essere raccolte in un secondo momento;

- definizione delle risorse finanziarie e umane ne­cessarie e delle modalità di organizzazione e resti­tuzione delle informazioni.

3. Fase di programmazione. In questa fase viene redatto un cronoprogramma delle attività da svolge­re in relazione alle risorse disponibili. Per le attività di rilievo geometrico e dimensionale dovrà essere inoltre considerata, contestualmente alla redazione del cronoprogramma, la visitabilità degli edifici.

4. Fase di attuazione. In questa fase vengono pe­riodicamente condotti: controlli di avanzamento, test di applicazione delle procedure e verifiche di utilizzabilità dei dati raccolti. Inoltre, sempre in que­sta fase, le informazioni raccolte vengono opportu­namente archiviate all’interno del sistema informa­tivo per un loro successivo utilizzo.

Cinzia Talamo, Professore ordinario in tecnologia dell’architettura, Politecnico di Milano

Nazly Atta, Dottoranda di ricerca presso il Dipartimento ABC, Politecnico di Milano