Il sistema degli strumenti di supporto alla manutenzione programmata

Il Piano di Manutenzione costituisce uno strumento indispensabile per l'organizzazione delle molteplici attività da svolgersi all’interno dei servizi integrati di gestione tecnica degli immobili. Esso rappresenta lo strumento per l’impostazione e l’attuazione di strategie di manutenzione programmata finalizzate al mantenimento nel tempo delle funzionalità, delle caratteristiche di qualità, dell'efficienza e del valore economico del bene edilizio. Come definito dalla  norma UNI 11257:2007 - Criteri per la stesura del piano e del programma di manutenzione dei beni edilizi. Linee guida, il Piano di Manutenzione consiste nella definizione degli interventi, organizzati secondo opportune strategie manutentive, che in un definito intervallo di tempo (tempo di durata del piano) andranno eseguiti per consentire la corretta funzionalità del bene edilizio e delle sue pertinenze in coerenza con le finalità indicate dalla politica di gestione immobiliare e con i vincoli economici per la manutenzione posti dalla committenza. E ancora, l'art. 38 del D.P.R. 207/2010, ai commi 1 e 2, definisce il Piano di Manutenzione come "un documento complementare al progetto esecutivo di un bene che prevede, pianifica e programma, tenendo conto degli elaborati progettuali esecutivi effettivamente realizzati, l'attività di manutenzione dell'intervento al fine di mantenere nel tempo la funzionalità, le caratteristiche di qualità, l'efficienza e il valore economico. Assume contenuto differenziato in relazione all'importanza e alla specificità dell'intervento, ed è costituito dai seguenti documenti operativi: il manuale d'uso; il manuale di manutenzione; il programma di manutenzione".

Appare chiara, dunque, l'importanza fondamentale di tale strumento al fine di tradurre le decisioni strategiche circa le opportunità di conservare/valorizzare un immobile in un quadro di attività da organizzare nel tempo secondo logiche di ottimizzazione delle risorse e di rispetto dei vincoli economici.

Al fine di comprendere accuratamente gli aspetti operativi legati alla stesura del piano di manutenzione e alla sua successiva applicazione, è opportuno approfondire due rilevanti questioni:

1. gli ambiti applicativi del Piano di Manutenzione in relazione alle fasi del processo edilizio;
2. le scale di applicazione del Piano di Manutenzione e i piani specialistici.

1. Gli ambiti applicativi del Piano di Manutenzione in relazione alle fasi del processo edilizio

Il Piano di Manutenzione assume accezioni e valenze differenti in relazione alle diverse fasi del processo edilizio in cui esso viene elaborato e applicato (Figura 1):

• fase di elaborazione del progetto esecutivo di una nuova opera;
• fase di avvio dell’esercizio di un edificio di nuova costruzione;
• fase di esercizio di un edificio esistente.

Piano di manutenzione nella fase di elaborazione del progetto esecutivo

L'elaborazione del Piano di Manutenzione in fase di progettazione rappresenta l'anello di congiunzione, il punto di interfaccia e di connessione, tra la fase di progettazione e la fase di gestione di un'opera. I dettati legislativi in materia di opere pubbliche riconoscono tale ruolo e, in particolare, l’art. 33 del D.P.R. 207/2010 include  il Piano di Manutenzione tra gli elaborati obbligatori del progetto esecutivo delle opere pubbliche.

L'utilità, l'efficacia e le funzioni del Piano di Manutenzione, sviluppato in fase di progetto, si concretizzano principalmente su tre livelli:

1. la raccolta di feedback sui contenuti del progetto che consentono l'individuazione di soluzioni ottimali rispetto alle modalità di gestione. Infatti, le ricadute delle soluzioni adottate vengono rese evidenti, ad esempio in termini di costi nel ciclo di vita dell’edificio e vita utile degli elementi tecnici. In questo modo, sarà possibile considerare retroazioni e revisioni del progetto, preferendo alternative caratterizzate da costi manutentivi inferiori e da migliori  prestazioni di manutenibilità, affidabilità e/o durabilità;
2. la predisposizione di una opportuna base informativa di progetto utile per la pianificazione e l'esecuzione di attività manutentive, attraverso l'individuazione di dati e documentazioni, riguardanti gli aspetti di gestione, che potrebbero essere forniti da produttori di materiali e componenti in sede di realizzazione dell'opera;
3. l’individuazione di strategie di manutenzione opportune rispetto alle tipologie di elementi tecnici e alle modalità di utilizzo degli spazi, al fine di fornire utili linee di indirizzo e orientamento per l'impostazione di politiche manutentive da implementare nella successiva fase di avvio dell’esercizio dell’edificio.

È opportuno sottolineare che, in questo caso, il Piano di Manutenzione costituisce solo un primo quadro previsionale (Primo Piano di Manutenzione) riferito all’intero ciclo di vita dell’edificio, che individua i livelli di servizio, le strategie di manutenzione più appropriate per le diverse classi di elementi tecnici e, nel loro rispetto, la programmazione di lungo periodo degli interventi manutentivi e loro le tecniche di intervento. Per la stima dei costi manutentivi, in questa fase, si ricorre a indici di costo parametrici come, ad esempio, il costo percentuale di manutenzione riferito alla durata di vita prevista per tipologia di elementi tecnici in relazione al costo di realizzazione dell’edificio ai prezzi correnti, oppure il costo medio annuo manutentivo per tipologia di elementi tecnici in relazione alla durata di vita prevedibile.

Piano di Manutenzione nella fase di avvio dell’esercizio di un edificio di nuova edificazione

Nella fase di avvio dell'esercizio di un nuovo edificio, qualora preesista un Piano di Manutenzione, realizzato a complemento del progetto esecutivo, esso dovrà essere preso in carico dal responsabile del servizio di gestione, il quale dovrà validare ed eventualmente aggiornare e/o integrare i documenti costituenti il piano sulla base di:

• presenza di eventuali variazioni tra quanto progettato (progetto esecutivo) e quanto realizzato (elaborati "as built");
• raccolta di documentazioni tecniche, di collaudo e certificazioni;
• definizione delle specifiche esigenze legate alle politiche immobiliari della committenza;
• presenza di difetti di funzionamento e/o guasti patologici nel periodo di rodaggio, dovuti a errori di progetto, produzione o costruzione.

Nel caso in cui non preesista un Piano di Manutenzione, sarà necessario avviare la procedura di acquisizione delle conoscenze per poter successivamente procedere con la pianificazione (predisposizione del quadro degli interventi, organizzati per classi di elementi tecnici e secondo strategie manutentive stabilite)  e programmazione (organizzazione e messa a calendario degli interventi su un arco temporale annuale) delle attività manutentive.

Piano di Manutenzione nella fase di esercizio di un edificio esistente

Nella fase di esercizio di un edificio esistente, qualora preesista un Piano di Manutenzione, sviluppato ad esempio da un precedente fornitore del servizio di manutenzione, sarà necessario verificare ed eventualmente aggiornare e/o integrare tale documentazione considerando:

• attuali esigenze legate alle politiche immobiliari della committenza, che possono essere mutate rispetto al momento in cui sono stati redatti i precedenti documenti di Piano di Manutenzione;
• eventuali modifiche dell’assetto funzionale e distributivo dell’edificio;
• eventuali avvenute sostituzioni/riqualificazioni di elementi tecnici e/o impiantistici;
• informazioni circa i guasti verificatisi e relativi interventi effettuati;
• eventuali processi di degrado in atto e passati, nonché relativi effetti sulle prestazioni iniziali;
• eventuali condizioni di obsolescenza (dovute ad aspetti normativi, tecnologici, funzionali, economici, ecc.).

Anche in questo caso, qualora non preesista un Piano di Manutenzione, sarà necessario avviare la procedura di acquisizione delle conoscenze (definizione delle esigenze della committenza, diagnosi delle condizioni di stato e di funzionamento degli elementi tecnici dell’edificio, ecc.) per poter successivamente procedere con la pianificazione e programmazione delle attività manutentive.

2. Le scale di applicazione del Piano di Manutenzione e i piani specialistici

Il Piano di Manutenzione è uno strumento sviluppato alla scala dell'edificio, tuttavia possono essere elaborati diversi piani di manutenzione specialistici o settoriali a diversi livelli di scala (ad esempio alla scala dei sub-sistemi edilizi e impiantistici, come il piano di manutenzione dell'impianto elettrico) al fine di approfondire aspetti che richiedono competenze e conoscenze tecnico-specialistiche. In questo caso, il Piano di Manutenzione si configura come un insieme strutturato e integrato di piani specialistici (Figura 2); tuttavia, le previsioni sviluppate all'interno di ciascun piano di settore devono essere confrontate e verificate nella loro rispondenza alla visione strategica globale. A tal fine, è opportuno che alla scala del patrimonio immobiliare vengano chiaramente definite le linee strategiche e le politiche immobiliari della proprietà, nonché gli obiettivi sul breve, medio e lungo periodo. Inoltre, tale confronto consente di perseguire economie di scala. Risulta infatti possibile, ad esempio, proporre azioni di ottimizzazione economica ed organizzativa (migliorando ad esempio i calendari di interventi, la logistica delle scorte a magazzino, ecc.), nonché intraprendere manutenzioni di opportunità (pianificando e programmando interventi aggregati su "famiglie manutentive", riducendone così i costi di esecuzione e il numero di risorse impiegate).