Il sistema degli strumenti di supporto alla manutenzione programmata

L'apparato di strumenti di supporto all'attuazione della manutenzione programmata in edilizia si articola principalmente in due categorie (Figura 1):

• supporti informativi, finalizzati alla raccolta ed organizzazione sistematica delle molteplici ed eterogenee informazioni riguardanti l’edificio e le sue parti;
• supporti strategici e operativi, rivolti alla pianificazione, all’organizzazione e all’attuazione delle attività manutentive che dovranno essere svolte nel tempo.

In particolare, i supporti informativi sono:

• il Manuale di Manutenzione. Secondo la definizione fornita dalla norma UNI 10874:2000 - Manutenzione dei patrimoni immobiliari. Criteri di stesura dei manuali d'uso e di manutenzione, nel caso di un edificio il Manuale di manutenzione è una raccolta organica e sistematica di informazioni e documenti attinenti l'insieme delle modalità di manutenzione, ispezione e controllo di componenti, elementi tecnici e unità funzionali del bene immobile, destinato ai tecnici della manutenzione. In particolare, il manuale di manutenzione contiene informazioni riguardanti: l'identificazione e l'ubicazione del bene immobile, la descrizione del sistema tecnologico e del sistema ambientale, il livello minimo delle prestazioni, la anomalie riscontrabili, la descrizione delle risorse necessarie per ogni intervento manutentivo, le manutenzioni eseguibili direttamente dall’utente e le manutenzioni da eseguire a cura di personale specializzato.
• Il Sistema Informativo di manutenzione immobiliare. Secondo la norma UNI 10951:2001 - Sistemi informativi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari. Linee guida, il sistema informativo è uno strumento di supporto decisionale ed operativo costituito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l’impostazione, l’attuazione e la gestione del servizio di manutenzione e conduzione tecnica. Il sistema informativo rappresenta, dunque, uno strumento a supporto sia del processo decisionale legato alla gestione tecnica dell'immobile, sia dell'organizzazione e dello svolgimento delle diverse attività manutentive.

I supporti strategici e operativi sono:

• il Piano di Manutenzione. Secondo la norma UNI 11257:2007 - Criteri per la stesura del piano e del programma di manutenzione dei beni edilizi. Linee guida, il piano di manutenzione per un edificio consiste nella definizione degli interventi, organizzati secondo opportune strategie manutentive, che in un definito intervallo di tempo (tempo di durata del piano) andranno eseguiti per consentire la corretta funzionalità del bene edilizio e delle sue pertinenze in coerenza con le finalità indicate dalla politica di gestione immobiliare e con i vincoli economici per la manutenzione posti dalla committenza. In particolare, il piano prevede le attività di manutenzione e, per ognuna di esse, definisce: frequenza, indici di costo orientativi e strategie di attuazione.
• Il Programma di Manutenzione. Secondo la norma UNI 10147:2012 - Manutenzione. Termini aggiuntivi alla UNI EN 13306 e definizioni, il programma di manutenzione è un documento programmatico nel quale sono indicati gli specifici periodi temporali durante i quali un determinato intervento di manutenzione deve essere eseguito sugli elementi tecnici dell’edificio. In particolare, il programma definisce: date e scadenze degli interventi, risorse, modalità tecnico-organizzative, logistica e preventivo di costo per l'esecuzione degli interventi.

Al fine della erogazione di un servizio di manutenzione programmata i supporti informativi e i supporti strategici e operativi devono essere considerati come inscindibilmente connessi all’interno di una logica di sistema.

In questo senso, in primo luogo, è opportuno sottolineare la circolarità che caratterizza il rapporto tra strumenti informativi e strumenti strategici e operativi (Figura 2). Le informazioni raccolte dagli strumenti informativi contribuiscono a creare la base di conoscenza necessaria per poter pianificare correttamente le attività da svolgere nel tempo e procedere alla loro programmazione operativa. Parallelamente, gli strumenti strategici e operativi producono “informazioni di ritorno”, raccolte a seguito del processo di attuazione degli interventi manutentivi, che gradualmente incrementano e completano le informazioni gestite dagli strumenti informativi. Le informazioni di ritorno possono riguardare aspetti tecnici, organizzativi ed economici. L'obiettivo ultimo di questo processo circolare di costante acquisizione e aggiornamento delle informazioni è la graduale crescita di conoscenza, considerata come condizione fondamentale per il miglioramento continuo del processo globale di gestione della manutenzione.

In secondo luogo, è importante evidenziare come la circolarità nella gestione delle informazioni sia possibile solo se gli strumenti informativi, strategici e operativi hanno la stessa base di informazioni. Tale base informativa comune deve assumere un unico sistema di articolazione e classificazione del sistema tecnologico dell’organismo edilizio, in genere basato su una struttura gerarchica aperta, costituita da diversi livelli a dettaglio crescente. Rispetto a tale classificazione deve, inoltre, essere assunto un sistema di codifica, che consenta di identificare in modo univoco tutti gli elementi tecnici costituenti l’organismo edilizio. In questo modo, ogni informazione e documento può essere univocamente riferito ad uno specifico elemento o livello della classificazione.

In terzo luogo, va precisato che il Manuale e il Piano di manutenzione hanno archi temporali di riferimento diversi. Il manuale è il corredo informativo dell'edificio; esso cresce nel tempo e deve seguire l’edificio nel corso del suo intero ciclo di vita. Diversamente dal manuale di manutenzione, che dovrebbe essere unico e costantemente aggiornato per l’intero ciclo di vita, i piani di manutenzione possono essere molteplici durante la vita di un organismo edilizio e delle sue parti. Il piano di manutenzione, infatti, è uno strumento che viene elaborato più volte durante la vita di un bene edilizio, con cadenze e durate diverse, ad esempio in occasione di ogni nuovo affidamento di servizi di gestione.

Cinzia Talamo, Professore ordinario in tecnologia dell’architettura, Politecnico di Milano

Nazly Atta, Dottoranda di ricerca presso il Dipartimento ABC, Politecnico di Milano