Indici e medi

A cura di Pietro Marchetti, Coordinatore Regionale sezione Emilia-Romagna, A.I.MAN. 
    
Negli ultimi tempi sto scrivendo articoli molto controcorrente, mettendo in evidenza quelle che sono le poche affinità e le molte divergenze tra le best practices e la vita reale nel mondo della manutenzione. Da vecchio manutentore in contatto costante con altri manutentori non posso non vedere la deriva pericolosa che sta prendendo il mondo della manutenzione. 
Negli ultimi anni in molte, anzi in troppe aziende, la manutenzione sta regredendo in termini di importanza, di budget e di potere decisionale con tutto ciò che di negativo ne consegue per l’azienda. Nel mio piccolo posso fare ben poco per cambiare questa tendenza, ma non mi arrendo e continuo la mia battaglia sperando che altri manutentori si aggreghino. Sia chiaro che quando parlo di “battaglia” intendo una battaglia puramente ideologica e non violenta. Fatta questa doverosa premessa posso andare avanti. 
In questa mia battaglia cerco di aggregare quanti più colleghi possibile e per far questo elargisco qualche consiglio basato sulla mia esperienza. 

Nel numero scorso ho consigliato di fare “lo sciopero delle pezze”: un giorno in cui la manutenzione si rifiuta di mettere pezze e fa solo lavori a regole d’arte. In questo numero definisco quelli che sono i “medi” della manutenzione. 

Cosa sono i medi? Beh, dai è facile arrivarci con un po’ di fantasia. Sono dei KPI al contrario, se i KPI sono degli indici i KPI al contrario saranno dei “medi”. 
Ormai nelle nostre aziende siamo abituati a ragionare in termini di indici e questo è giusto perché solo misurando dei parametri si possono ottenere dei miglioramenti, oltre a questo è sempre molto bello mostrare grafici con indici in continuo e costante miglioramento. Ma, a pensarci bene, se da un lato per tutte quelle cose che in un modo o nell’altro dipendono da noi utilizziamo degli indici e facciamo di tutto per migliorarli perchè non possiamo parametrizzare anche tutti quei fattori di disturbo che danneggiano la nostra attività e sui quali non abbiamo gli strumenti per intervenire? 

In sostanza in tutte quelle situazioni che dipendono da altri e che si ripercuotono contro di noi.
In altre parole, un contraltare degli indici. Ho deciso di chiamarli medi, del resto il medio è il dito accanto all’indice. E che nessuno si azzardi a pensare che dietro la scelta di questo nome ci sia del sarcasmo o un velato doppio senso!

Se da una parte abbiamo i nostri indici di manutenzione dei quali essere orgogliosi e da mostrare come la disponibilità del parco macchine, i classicissimi MTBF & MTTR, l’evergreen spese annue di manutenzione rispetto al valore a nuovo dell’impianto, dall’altro dobbiamo avere i contraltari. 
Non voglio influenzarvi più di tanto. Mi limito a dare qualche suggerimento per iniziare, poi voi che leggete questo articolo e siete più esperti di me ne se saprete indicare altri. 

Un “medio di manutenzione”, quindi, è un parametro o un indice misurabile di un fattore che oggettivamente inficia il buon funzionamento della manutenzione e deve essere monitorato, studiato e presentato alla dirigenza al pari di ogni “indice di manutenzione”. Questo perchè la dirigenza sia informata anche di ciò che non emerge dagli indici, possa capire le difficoltà in cui si trova a operare la manutenzione e possa contribuire alla diminuzione dei medi di manutenzione rimuovendo le cause che li generano. 

Qual è la prima mancanza che ha ogni manutenzione in questo periodo? Per quello che ne so parlando con colleghi è la mancanza di personale. Il primo medio di manutenzione potrebbe essere, quindi, il rapporto tra il personale effettivamente in organico e il personale che a organigramma dovrebbe effettivamente essere presente. Avendo dei buchi in organico si è costretti a ricorrere a straordinari e a limitare le ferie, tutto ciò non agevola di certo il lavoro. 

Rimanendo in tema di personale mi viene in mente un’altra pecca che spesso si rileva specialmente nei nuovi assunti: la mancanza di competenze. Nessuno si offenda! Negli ultimi anni abbiamo iniziato a realizzare le matrici delle competenze per i nostri manutentori, per poterli valutare oggettivamente e per poter creare delle specifiche job description quando ne cerchiamo di nuovi per assumerli. 

Cerchiamo un manutentore con 10 caratteristiche (parlo di hard skills) e, bene che va, ne troviamo uno con 6 o al massimo 7. Questo significa che il nuovo assunto non potrà, almeno all’inizio svolgere al 100% il lavoro per il quale è stato assunto. Quindi, un buon secondo medio di manutenzione potrebbe essere l’indice di copertura della matrice di competenza: di 100 competenze che richiedo per i miei X manutentori quante ne sono coperte? Ragionando sempre in termini di inefficienze esterne che inficiano il buon servizio di manutenzione possiamo trovare degli ottimi medi se ragioniamo in termini puramente economici. Un buon medio di manutenzione può essere la percentuale di cui è stato tagliato il budget di manutenzione nell’ultimo anno o negli ultimi anni. Sì, è vero che una buona manutenzione entra in un circolo virtuoso per cui i suoi costi nel tempo diminuiscono, ma di qualche punto percentuale, non di certo del 20% o già di lì. 

Un altro medio di manutenzione è legato agli acquisti: quante delle nostre richieste di acquisto sono diventate ordini e passate al fornitore e quante altre invece sono ancora in stand by in attesa di una firma o soltanto di essere processate? 

Un altro medio di manutenzione collegato al precedente è il tempo medio che passa tra quando faccio una richiesta di acquisto e quando il relativo ordine arriva al fornitore. Un medio lo vedo legato anche alla sicurezza: quanto tempo aspettiamo prima che il responsabile della sicurezza arrivi nei nostri cantieri e firmi i nostri permessi di lavoro? 

Io per adesso mi fermo qui, ma se vi impegnate un po’ potrete trovare altri 100 medi di manutenzione. E una volta trovati e calcolati questi medi cosa ne possiamo fare? Sicuramente non è il caso di esporli in bella vista all’ingresso dello stabilimento come facciamo con gli indici, ma sarebbe buona norma condividerli con la direzione e il management non tanto per giustificare le inefficienze della manutenzione, quanto per stimolare gli altri enti a migliorare il servizio che rendono alla manutenzione. 
Per una volta sarà la manutenzione a dare degli input agli altri enti per il loro miglioramento e per ricevere a sua volta un giovamento. Perchè non provarci?