Il mercato dei fondi immobiliari e degli investitori istituzionali è sempre più attento e sensibile ai temi di corretta gestione del patrimonio, sia sotto il profilo manutentivo che sotto quello documentale/autorizzativo. Con l’obiettivo di fornire un servizio sempre più completo ed efficiente vedremo come è possibile monitorare le attività e tenere traccia dei documenti presenti nella data room dei singoli immobili attraverso una piattaforma informatizzata organizzata su diversi livelli.
Fondamentale per la corretta gestione dell’imponente mole di dati è il passaggio da informazione a conoscenza, requisito indispensabile per il corretto svolgimento dell’attività di Property Management. I dati raccolti devono essere analizzati nella loro interezza e sintetizzati dalle numerose figure coinvolte, in accordo con le loro rispettive competenze.
La Norma UNI 10951 definisce il sistema informativo per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari come “[…] un sistema di supporto decisionale ed operativo costituito da una base-dati e da procedure e strumenti finalizzati a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare informazioni necessarie per la gestione in qualità dei processi (progettuali, programmatori, tecnici ed amministrativi) sottesi all'impostazione, all'attuazione e alla gestione del servizio di manutenzione” (estratto da norma UNI 10951 - Obiettivi e requisiti dei sistemi informativi).
Il sistema informativo deve essere strutturato in funzione delle esigenze di conoscenza del patrimonio immobiliare, di pianificazione, programmazione e gestione delle attività, nonché di controllo tecnico, economico ed organizzativo degli interventi.
L’uniformità nella modalità di raccolta delle informazioni e di gestione degli immobili permette un’efficace comunicazione gestore-cliente facilitando l’accesso ai dati e la loro fruibilità da parte delle diverse figure coinvolte.
Questa metodologia permette inoltre di fornire al Cliente finale una visione completa delle priorità di intervento sul gestito.
Check List documentale
La prima sezione del sistema informativo così concepito consiste nella redazione di una Check List di presa in carico dell’immobile. Viene compilata una scheda di identificazione anagrafica, analizzando i dati a disposizione per poi procedere con il successivo caricamento su piattaforma.
Il censimento rappresenta la fase istruttoria, durante la quale si procede alla raccolta, alla organizzazione e all’archiviazione degli elementi conoscitivi necessari alla gestione di un patrimonio edilizio-immobiliare.
La fase conoscitiva può avere come obiettivi principali:
- acquisizione dei documenti dell’immobile
- svolgimento del primo sopralluogo
- analisi e verifica documentale e condivisione di eventuali strategie di regolarizzazione
- caricamento dei dati a sistema e gestione anagrafiche
- elaborazione del budget dell’immobile
Questa fase prevede il coinvolgimento di diverse aree: Property Management, Technical Management, Client Finance e Professional Services, ciascuna delle quali provvede secondo le rispettive competenze alla definizione dei documenti di ordine patrimoniale e gestionale. Ogni area è tenuta a verificare la conformità dei documenti raccolti.
Lo scopo è quello di arrivare ad avere un insieme strutturato di dati provenienti da fonti e archivi di diversa natura, su supporti sia cartacei che digitali, evitandone la ridondanza. Allarmi pre-impostabili in fase di caricamento aiutano a programmare le attività di reperimento documentale e quelle di modifica sul costruito, secondo quanto previsto dalla normativa. Vengono quindi programmate le successive attività di:
- organizzazione e pianificazione dell’attività manutentiva
- pianificazione dell’adeguamento normativo degli immobili
- indicazione delle priorità d’intervento secondo criteri tecnici, prestazionali e/o economici
Durante il processo di presa in carico, si può verificare il mancato reperimento di documenti necessari, per cui la Check List prevede il criterio di scelta “Da Acquisire”. L’insieme dei documenti mancanti o da aggiornare verrà successivamente valutato attraverso l’Action Plan.
Action Plan
I documenti mancanti, incompleti o incongruenti, corredati da quanto rilevato in sede di sopralluogo, vengono sintetizzati all’interno dell’Action Plan dell’immobile. Le eventuali azioni di adeguamento, recupero e/o regolarizzazione, con le relative priorità di intervento e i costi stimati per il necessario recupero, vengono condivisi con il Cliente attraverso l’Action Plan.
In corrispondenza delle criticità rilevate con la Check List, il Technical Manager di riferimento, che è informato sui diversi processi di regolarizzazione e di ordinaria gestione dell’immobile, riporta le misure e le specifiche attività necessarie che devono essere messe in pratica per regolarizzare gli adempimenti previsti di legge o dalla buona pratica.
A ciascuna criticità rilevata si assegna un livello di priorità di intervento.
Contemporaneamente si definisce anche il costo stimato per le attività di regolarizzazione di ogni specifica criticità, in modo tale che il Property Manager di riferimento possa includere i suddetti costi nelle stime di budget. Il budget così creato è soggetto a un processo di revisione annuale e di condivisione con il Cliente.
A differenza della Check List, l’Action Plan ha l’obiettivo di analizzare gli adempimenti tecnici e di regolarizzazione urbanistico-edilizia, valutare lo stato di avanzamento di regolarizzazione (quanto è stato regolarizzato in parte o in toto a oggi) per individuare gli adempimenti residui da finalizzare nel patrimonio oggetto di indagine.
Gli immobili in previsione di vendita nel breve periodo vengono considerati prioritari nella pianificazione degli interventi, al fine di ridurre le irregolarità che possono ostacolare il processo di commercializzazione e vendita (pur non essendo per legge ostative alla cessione).
Il sistema informativo così strutturato permette di archiviare, sintetizzare, integrare e condividere i dati raccolti (con proprietà, conduttori e con potenziali acquirenti) al fine di velocizzare la trasmissione con elementi già organizzati per temi.
Repository Documentale, Doc Life
Parallelamente al lavoro di censimento e redazione della Check List, in fase di presa in carico di un patrimonio immobiliare o di un singolo immobile, è necessario procedere con il caricamento su Repository Documentale, Doc Life, dell’insieme dei documenti raccolti.
Partendo dall’idea iniziale di data room, l’area Professional Service ha sviluppato un software di gestione della documentazione degli immobili. La peculiarità di questo sistema è la possibilità di condivisione immediata di tutti o parte dei documenti caricati, attraverso una piattaforma web di virtual dataroom.
Il database permette di associare a un documento le informazioni più importanti. A differenza della classica dataroom di archiviazione, risulta molto più strutturato in termini di organizzazione della documentazione, evitando la duplicazione/ridondanza dei documenti inseriti.
Risulta inoltre molto più efficace ed efficiente in termini di gestione, in quanto permette in pochi passi di ottenere le informazioni più importanti a livello di conformità di ogni singolo documento. È possibile inoltre inquadrare lo stato dell’immobile in base ai dati di output generati proprio dalle informazioni di classificazione, che vengono inserite in fase di caricamento.
In modo altrettanto semplice è possibile estrarre un elenco aggiornato dei documenti a disposizione di un determinato immobile, scegliendo per tipologia o per singolo documento cosa condividere con la controparte attraverso una semplice contrassegno (condividi sì/no).
Il corretto utilizzo dei tre strumenti qui analizzati (Check List, Action Plan e Doc Life) consente di trasmettere ai propri Clienti la completa conoscenza del patrimonio immobiliare affidato in gestione, fornendo una chiara visione delle priorità per quanto riguarda sia lo stato fisico-manutentivo dell’immobile che lo stato documentale-autorizzativo.
Giorgio Plodari
Technical Manager, BNP Paribas Real Estate Property Management Italy srl
Antonio Gramegna
Technical Manager, BNP Paribas Real Estate Property Management Italy srl
