La gestione delle informazioni e della comunicazione

Nei mesi scorsi abbiamo parlato di alcuni degli strumenti che il processo manutentivo può e deve utilizzare per una ottimale gestione del sistema.

Ritorneremo in futuro su questi argomenti in quanto fondamentali per ottimizzare il processo. Vogliamo invece portare l'attenzione su di un aspetto del sistema finora ritenuto secondario e quindi senza il dovuto peso (anche se presente nella certificazione ISO 9001): la gestione delle informazioni e della comunicazione, sia all'interno del sistema manutentivo nelle sue diverse funzioni, sia tra il sistema manutentivo e l'esterno (il cliente).

La funzione di riferimento del sistema manutentivo è naturalmente il Soggetto Responsabile della manutenzione (SRM).

SRM deve definire appositi canali di comunicazione, sia all'interno della propria organizzazione, sia nei confronti di altre organizzazioni, per assicurare lo scambio di informazioni e per garantire che esse siano correttamente inviate alla competente persona/ruolo/funzione in maniera chiara e tempestiva. Questo deve fare parte dei contratti che si dovranno fare tra i vari attori del sistema.

Gli attori del sistema

Tra il Soggetto Responsabile della Manutenzione e le sue funzioni (interne o appaltate) e tra SRM e gli altri attori presenti nel sistema con cui SRM si interfaccia (Imprese di trasporto eccetera) devono essere definiti, all'interno dei contratti di servizio e/o appalto, i canali di trasmissione delle informazioni (strumenti, metodologie, modulistica) che consentono lo scambio di procedure, informazioni e quanto necessario alla gestione del sistema manutentivo in modo chiaro ed univoco, anche ai fini delle responsabilità e della sicurezza.

In particolare devono essere definite, all'interno di ogni struttura ed organizzazione, le persone adeguate allo scambio ed alla gestione delle diverse tipologie di informazioni.

Classificazione delle informazioni

Le informazioni si possono così classificare:

informazioni di carattere generale riguardanti il veicolo/flotta: tipologia veicoli, consistenza flotta, piani di manutenzione, documentazione tecnica, immatricolazione eccetera. SRM riceve queste informazioni dal cliente, provvede ad elaborarle, controllandone la provenienza, l'affidabilità, la comprensibilità e l'aggiornamento;

percorrenza e/o ore di funzionamento: questi dati sono indispensabili per la funzione di gestione della manutenzione flotta e per la pianificazione delle attività. SRM deve poter disporre di questi dati in tempo reale o comunque compatibilmente con l'impostazione delle scadenze di manutenzione;

informazioni operative, cioè quelle che vengono elaborate dalle funzioni operative per la specifica attività richiesta, e nel dettaglio: istruzioni che la funzione sviluppo deve assicurare per l'effettuazione del lavoro; richieste di fermo veicolo per manutenzione ed emissione dell'ordine di lavoro da parte della funzione gestione flotte; registrazioni e documenti che la funzione esecuzione della manutenzione deve elaborare ed emettere per descrivere compiutamente le attività eseguite e consentire la re immissione in servizio del veicolo.

Attività del Soggetto responsabile della manutenzione

SRM deve assicurare l'attuazione di appropriati processi per la verifica, la raccolta, il trattamento delle informazioni e l'accesso sicuro a tutte le informazioni relative al processo di gestione della manutenzione ai fini della piena efficienza dell'esercizio del veicolo e della flotta. Ciò richiede la tracciabilità e la completezza delle informazioni che coinvolgono almeno:

• il registro di immatricolazione dei veicoli
• l'elenco delle officine di manutenzione; SRM può avvalersi di più officine di manutenzione, suddivise per specializzazioni, possibilità di interventi di diverso livello, purché competenti e valide (attraverso valutazione di SRM o certificazione di ente terzo) per l'attività loro assegnata.
• il sistema informatico della gestione della manutenzione, comprendente la registrazione di tutti gli interventi di manutenzione intrapresi e programmati per i veicoli ferroviari, nei vari livelli manutentivi;
• le procedure per l'acquisizione ed il trattamento di specifiche informazioni relative all'integrità ed operatività dei veicoli, agli incidenti di manutenzione e/o esercizio che possano influenzare l'integrità della sicurezza dei veicoli di cui SRM è responsabile della manutenzione;
• le procedure per l'identificazione, la produzione e la diffusione di specifiche informazioni relative allo stato di efficienza dei veicoli. Informazioni rilevabili non solo durante qualsiasi attività di manutenzione, ma anche a seguito di inconvenienti di manutenzione o durante l'esercizio che possano incidere sulla sicurezza e l'integrità dei veicoli stessi;
• i parametri di esercizio (condizioni, criticità) ei veicoli per i quali SRM è responsabile.
• il processo che assicura la disponibilità di informazioni affidabili per le Imprese di trasporto, in conformità ai relativi regolamenti.

È fondamentale quindi definire le linee guida, i principi generali e le modalità operative per la distribuzione ai propri dipendenti ed al personale di ditte in subappalto delle informazioni e della documentazione ricevuta dal Cliente necessaria per l'effettuazione delle attività di manutenzione.

Bruno Sasso