La gestione delle informazioni nei servizi di Facility Management

Il processo di raccolta e organizzazione delle informazioni, sviluppato attraverso le attività di censimento immobiliare e di realizzazione dell’anagrafica dell’edificio, viene ultimato at­traverso l’implementazione di un sistema in­formativo per la gestione degli immobili.

Sono attualmente diversi, e riconosciuti tra gli ope­ratori del settore, i requisiti che connotano un siste­ma informativo per la gestione immobiliare, tra cui:

• capacità di scomporre e articolare il patri­monio edilizio in singoli elementi (spaziali e tecnici) oggetto di gestione, attraverso un processo gerarchico di successiva suddivi­sione su più livelli di dettaglio;
• capacità di pianificare e programmare attivi­tà elementari, individuando per ognuna le ri­sorse necessarie, in termini di manodopera, materiali, attrezzature e relativi costi;
• capacità di relazionare, aggregare e gestire diverse forme di informazioni (dati numerici, dati alfanumerici ecc.) provenienti da varie fonti (disegni, scansioni di documenti, ecc.);
• capacità di raccogliere informazioni di ritor­no al fine di costruire serie storiche e stati­stiche, necessarie all’analisi dei risultati (ad esempio: analisi di affidabilità, dei modi di guasto, dei costi di intervento, ecc.), nonché la capacità di trasmettere e comunicare tali informazioni di ritorno alle opportune strut­ture di management;
• capacità di costruire una base informativa adeguata alla specificità del contesto di ge­stione, raccogliendo e organizzando solo le informazioni necessarie e sufficienti (per tipologia e quantità) a descrivere in modo appropriato il bene e il suo stato di funzio­namento, evitando in questo modo di accu­mulare, a costi elevati, grandi quantità di dati di scarsa utilità per gli obiettivi individuati.

La norma UNI 10951: 2001 “Sistemi Informativi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari - Linee Guida” definisce il sistema informativo come: “Strumento di supporto de­cisionale ed operativo costituito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l’impostazione, l’attuazione e la gestione del servizio di manu­tenzione.”.

Tale definizione evidenzia alcune parole chiave, che rimandano a tre concetti cardine, utili a de­scrivere caratteristiche, proprietà e finalità di un sistema informativo, ovvero:

• supporto decisionale ed operativo;
• banche dati;
• funzioni.

Il sistema informativo come strumento di supporto decisionale ed operativo

Il sistema informativo deve essere strutturato in maniera tale da consentire l’attivazione di diverse procedure e funzioni utili a fornire dati aggregati e dati puntuali a supporto dei pro­cessi decisionali, rispettivamente, strategici ed operativi.

Per quanto concerne l’utilizzo di dati aggregati è possibile affermare che all’interno dei processi di gestione i diversi decisori definiscono strategie e linee d’azione anche tramite la lettura e l’inter­pretazione di dati di sintesi, che consentono l’analisi di tendenze, il confronto tra fenomeni ed eventi di diversa natura, il monitoraggio tramite indici, ecc.

A titolo esemplificativo, si riportano alcuni esempi: (i) ai fini di una opportuna pianificazione delle attività manutentive, le elaborazioni dei dati di ritorno da ispezioni e interventi consentono la costruzione di serie storiche utili, ad esempio, per descrivere in termini probabilistici il comportamento nel tempo di elementi omogenei o per definire indici di costo manutentivo; (ii) nelle decisioni che riguardano atti­vità strategiche di governo e di pianificazione degli spazi, la lettura di indici di occupazione dello spazio in un edificio può indurre ad avviare progetti di ri­progettazione degli spazi; (iii) nel caso delle deci­sioni circa le strategie energetiche, il monitoraggio dei consumi ha un ruolo centrale, di particolare utilità se analizzato anche attraverso indici come per esempio il consumo per unità di volume in re­lazione a funzioni ospitate nell’edificio, a tipologie di edifici o a porzioni di patrimonio edilizio omogenee per tecniche costruttive; (iv) per decisioni relative a strategie di natura patrimoniale, la lettura di indi­ci come la redditività per unità di superficie di una certa porzione edilizia può condurre a definire e va­lutare eventuali azioni di valorizzazione, alienazione o rinegoziazione dei canoni.

La lettura di dati puntuali è invece utile principal­mente a livello operativo. L’estrazione sulla base di specifiche chiavi di ricerca e la consultazione puntuale di informazioni sono utili, ad esempio, ai fini dell’elaborazione di diversi documenti, come report, programmi delle attività e procedure di in­tervento. Un altro esempio è fornito dall’utilizzo di informazioni puntuali relative alla localizzazione, alla configurazione e al produttore di un elemen­to tecnico, al fine di elaborare ordini di lavoro e schede operative volte a supportare l’attività ma­nutentiva delle squadre operative designate. In sintesi, un sistema informativo deve consentire di recuperare in modo semplice e rapido qualsiasi dato archiviato al suo interno.

Pertanto, l’implementazione di un sistema informa­tivo per la gestione degli immobili svolge un ruo­lo chiave rispetto alla gestione delle informazioni nell’ambito dei contratti di servizi di Facility Mana­gement, costituendo un fondamentale strumento informativo di supporto decisionale sia a livello stra­tegico che a livello operativo.

Cinzia Talamo, Professore ordinario in tecnologia dell’architettura, Politecnico di Milano

Nazly Atta, Dottoranda di ricerca presso il Dipartimento ABC, Politecnico di Milano