Contestualmente all'erogazione di servizi di Facility Management, i processi di raccolta e di organizzazione delle informazioni vengono ultimati attraverso l'implementazione di un sistema informativo per la gestione degli immobili. La norma UNI 10951: 2001 "Sistemi Informativi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari - Linee Guida" definisce il sistema informativo come: “strumento di supporto decisionale ed operativo costituito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l'impostazione, l'attuazione e la gestione del servizio di manutenzione”.
Tale definizione evidenzia alcune parole chiave che rimandano a tre concetti cardine utili a descrivere caratteristiche, proprietà e finalità di un sistema informativo, ovvero:
- supporto decisionale ed operativo (affrontato nella Parte Prima del presente articolo);
- banche dati;
- funzioni.
Il sistema informativo e le banche dati
In genere i sistemi informativi per la gestione di patrimoni immobiliari si configurano come piattaforme informatiche strutturate secondo un’architettura il cui nucleo fondamentale è costituito da una banca dati, sulla quale si possono innestare una serie di moduli specialistici, relativi in genere ai diversi ambiti applicativi del Facility Management (gestione della manutenzione, delle attrezzature, degli spazi, degli impianti, ecc.).
La banca dati del sistema informativo è composta da un database costituito da un insieme di tabelle, integrate e relazionate tra loro, che consentono di gestire dati relativi a diversi ambiti del servizio di gestione. Le tabelle rappresentano diverse tematiche informative (come ad esempio: informazioni di localizzazione, identificazione, informazioni amministrative, funzionali e di consistenza, ecc.). In particolare, tale base di dati può essere articolata in: anagrafi e archivi.
All’interno di un sistema informativo, le anagrafi raccolgono e restituiscono i dati necessari a descrivere l’identità dei beni immobiliari. Esse infatti contengono e rendono disponibili dati relativi alla identità, alla localizzazione, alle funzioni, alla consistenza, alla configurazione e alle caratteristiche tecniche degli immobili e delle loro parti. In particolare, vi sono quattro livelli anagrafici in cui si può articolare il corredo informativo di un bene al fine di descrivere compiutamente lo stesso in tutti i suoi aspetti principali: anagrafica identificativa; anagrafica funzionale; anagrafica tecnica; anagrafica amministrativa. Pertanto, l’anagrafe costituisce una base di dati stabilmente legata agli edifici e in continua crescita a seguito del recepimento delle informazioni di ritorno dalle attività di gestione.
D'altra parte, gli archivi possono essere considerati come dei contenitori di dati “contingenti” che raccolgono diverse tipologie di informazioni, provenienti da molteplici fonti e utilizzabili per differenti scopi. In particolare, gli archivi possono contenere:
- informazioni puntuali estratte da documenti di varia natura, come per esempio informazioni relative a frequenze e modalità di intervento, segnalazioni di guasti provenienti da call center, informazioni sugli interventi in corso o programmati;
- interi documenti come per esempio contratti, prezziari, elenchi fornitori, manuali di manutenzione, procedure di intervento, ecc.;
- informazioni provenienti da archivi esterni rispetto al sistema informativo immobiliare, come per esempio sistemi amministrativi, contabili, catasto, anagrafe tributaria, ecc.
Le funzioni del sistema informativo
Un sistema informativo, in relazione alle esigenze conoscitive connesse alle attività di pianificazione e gestione delle attività e degli interventi, deve garantire una pluralità di funzioni che afferiscono a tre macro-aree funzionali:
a. Anagrafica. La funzione anagrafica riguarda l’archiviazione delle informazioni riguardanti gli aspetti quantitativi, funzionali e localizzativi degli edifici e delle informazioni descrittive della configurazione tecnica delle diverse componenti edilizie.
b. Monitoraggio. Il sistema informativo deve poter garantire la possibilità di fornire una visione costantemente aggiornata di diverse situazioni e condizioni relative al patrimonio edilizio come lo stato di consistenza, lo stato di funzionamento delle componenti edilizie e impiantistiche, lo stato di adeguamento normativo, lo stato di avanzamento delle attività gestionali programmate, i livelli di performance erogati ed eventuale scostamento rispetto a quanto atteso, lo stato di avanzamento della fatturazione delle attività manutentive eseguite, ecc..
c. Storicizzazione. Il sistema informativo deve rendere possibile la progressiva crescita di conoscenza attraverso la costante raccolta delle informazioni di ritorno dalle attività manutentive, durante l’intera durata di vita degli immobili. Considerando ad esempio l’ambito della gestione della manutenzione, la funzione di storicizzazione consente di accrescere nel tempo le capacità di previsione rispetto a tre principali aspetti: il comportamento nel tempo di materiali e componenti (informazioni relative alla natura, alla localizzazione e alla frequenza di anomalie, degradi e guasti rilevati consente ad esempio di stimare il tasso di guasto, l’affidabilità e la durabilità dei sistemi edilizi e impiantistici); le attività operative (la raccolta di informazioni quali per esempio modalità di esecuzione, mezzi d’opera, materiali, risorse umane, competenze e tempi impiegati consente di ottimizzare il controllo dell’efficienza delle procedure di intervento, la pianificazione delle scorte a magazzino e la programmazione degli interventi); il costo degli interventi (la raccolta di dati relativi ai costi degli interventi può consentire di aggregare ed elaborare statisticamente dati sui costi al fine di definire strumenti quali profili di costo di manutenzione e indici di costo di manutenzione, permettendo così di ampliare progressivamente la capacità di previsione dei costi della manutenzione su scale temporali medio-lunghe).
Concludendo, il sistema informativo ha un ruolo fondamentale per una gestione ottimale di un patrimonio immobiliare, fornendo strumenti e funzioni a supporto della creazione di un quadro costantemente aggiornato dei dati e delle informazioni circa l'edificio e le sue parti, utile a supportare la definizione di strategie (ad esempio: economico-finanziarie, di allocazione delle risorse, ecc.) di breve, medio e lungo periodo per ottimizzare il rendimento, incrementare le performance dei servizi e migliorare la qualità dei beni immobiliari.
Cinzia Talamo, Professore ordinario in tecnologia dell’architettura, Politecnico di Milano
Nazly Atta, Dottoranda di ricerca presso il Dipartimento ABC, Politecnico di Milano
