La previsione tecnica ed economica delle attività di manutenzione

L'insieme delle attività manutentive comporta un impegno di risorse (mano d'opera, materiali, attrezzature, terzi) che deve essere tenuto sotto controllo periodico nelle sue varie componenti in modo da poter seguire e valutare non solo la quantità delle risorse utilizzate, ma anche la qualità del loro utilizzo. Il sistema manutentivo si deve quindi dotare di un adeguato strumento gestionale adatto allo scopo.

Budget: cosa significa e cosa comporta

In periodi di difficoltà economica aziendale la manutenzione è sempre stata la prima cosa da tagliare. La diminuzione delle risorse economiche, soprattutto in periodi di crisi come quello che stiamo attraversando, porta obbligatoriamente a  fare sì che il sistema manutentivo deve da un lato essere considerato come un processo (e quindi come una Businness Unit), dall'altro deve avere una impostazione che consenta un controllo continuo:

• dei costi
• della loro evoluzione
• della concorrenza
• della necessità di specializzazione dovuta a variazioni tecnologiche del prodotto e/o della sua gestione

Lo strumento principe per un corretto controllo di gestione della Business Unit Manutenzione e la definizione dei suoi obiettivi è il budget tecnico e gestionale di manutenzione.

Il budget va impostato sulla base dei dati trasmessi dalla progettazione in relazione al costo del ciclo di vita del bene valutato per tutta la durata di vita prevista del bene stesso.

Il budget definisce i valori ed i relativi costi della manutenzione in funzione delle esigenze dei suoi utenti e degli obiettivi prefissati dagli stessi e costituisce nello stesso tempo una previsione ed un obiettivo da raggiungere.

Il budget ed i consuntivi sono perciò gli strumenti con i quali si controlla l'intero fenomeno manutentivo. Le tempistiche di controllo sono legate alla tipologia di attività (budget del singolo esercizio).

Il budget va redatto nel rispetto delle specifiche RAMS ( reliability/affidabilità - availability/disponibilità - maintainability/manutenibilità - safety/sicurezza ) per garantire la migliore qualità fornita dal servizio manutenzione.

Nella compilazione del budget occorre tenere conto dei vincoli interni (livello di utilizzo del servizio, disponibilità, orari di lavoro eccetera) e dei vincoli esterni (mercato, leggi, normative) all'impresa.

Il confronto fra budget e consuntivi e le simulazioni revisionali danno la possibilità di prevedere tempestivamente i cambiamenti ed i relativi effetti nella realtà in cui si opera.

Budget: perché

Il budget di manutenzione deve essere elaborato per:

• consentire di raggiungere gli obiettivi prefissati ( budget d'impresa ), tenendo conto delle risorse disponibili e delle problematiche dell'ambiente/territorio in cui si opera, nel rispetto delle specifiche di affidabilità, disponibilità, manutenibilità e sicurezza;
• definire le risorse ed i costi necessari.

Il budget prende quindi in considerazione:

• i  processi manutentivi relativi al mantenimento dei beni aziendali;
• le attività effettuate per terzi.

attraverso le voci di spesa riguardanti la manutenzione, cioè mano d'opera (interna ed esterna) materiali, attrezzature eccetera.

Eventi

Le attività vengono aggregate in eventi.

Nella sua formulazione il budget è anche definito da un insieme di attività in parte singolarmente definibili, in parte di origine statistica.

L'insieme di questi eventi costituisce l'elenco dei fabbisogni di manutenzione.

Definizione dei fabbisogni di manutenzione

Per la definizione dei fabbisogni di manutenzione occorre:

• tenere conto dei piani di produzione e di sviluppo aziendale;
• avere la conoscenza specifica dei beni e degli oggetti di manutenzione e della realtà locale.
• definire gli interventi necessari e mantenere i beni nello stato di conservazione stabilito.
• garantire la sicurezza ed il rispetto dell'ambiente.

Obiettivi del budget di manutenzione

L'elaborazione del budget di manutenzione ha i seguenti obiettivi primari:

• definire le modalità di intervento;
• progettare gli interventi di manutenzione ottimizzando costi e tempi;
• identificare, analizzare ed ottimizzare l'impiego delle risorse e la loro distribuzione;
• indirizzare l'operatività di routine, i programmi di miglioramento, le strategie a lungo termine che comprendono il miglioramento dell'affidabilità, del fattore di servizio e della sicurezza;
• monitorare e misurare l'efficienza e l'efficacia delle prestazioni della manutenzione per le attività di budget.

Pertanto occorre:

• disporre di procedure che consentano la corretta gestione dei costi;
• individuare i costi che fanno parte della manutenzione;
• distinguere i costi nelle componenti specifiche: mano d'opera interna, materiali terzi;
• conoscere l'incidenza dei costi per unità prodotta.

Elaborazione del budget

Le attività da prevedere a budget si distinguono in:

Attività certe ( eventi su base specifica ):

• ordini di lavoro di manutenzione preventiva la cui data di esecuzione cade nel periodo del budget (lavori di fermata preventiva; lavori di miglioria o investimento, normalmente soggetti a pianificazione e programmati per il periodo del budget)
• altre attività comunque definibili a priori

Attività stimate

Sono eventi su base statistica.

La previsione va formulata con considerazioni di tipo statistico, con un criterio di prudenza/obiettivo in modo da non fare lievitare il fabbisogno di risorse.

E' fondamentale tenere conto, oltre che delle indicazioni delle funzioni richiedenti, dei dati storici, in particolare per la previsione della percentuale della manutenzione correttiva.

Tutte queste valutazioni devono portare ad un percorso di determinazione dei costi chiaro e certo.

Determinazione dei costi

La rilevazione dei costi è compito della funzione aziendale chiamata Contabilità Industriale.

Ogni costo come tale deve essere riferito a centri di costo così definiti:

entità contabili, parte di una azienda, che consistono in organi omogenei della struttura contabile di una azienda, in cui sono accentrati tutti i costi dagli stessi sostenuti e dagli stessi scaricati

Parlare di centro di costo non significa perciò affermare il costo puro e semplice di un settore aziendale, ma individuare a livello contabile sia la spesa (ad esempio i costi elettrici di funzionamento di un macchinario) sia i ricavi (il prodotto di quel macchinario è addebitato contabilmente al settore commerciale che provvede alla vendita) di quel determinato settore.

a)     Costo per origine

Il costo di tutte le risorse utilizzate dal Servizio Manutenzione rappresenta il costo per origine, cioè la spesa sostenuta per fare fronte alle necessità manutentive dei beni aziendali ed alle richieste di lavori per terzi committenti.

I costi sostenuti dal Servizio Manutenzione, in base alla loro natura, sono suddivisibili nelle seguenti categorie

• mano d'opera interna o aziendale
• manutenzione esterna o di terzi
• materiali
• attrezzature

b)     Costo per destinazione

I costi che la manutenzione sostiene per prestare i suoi servizi vengono distribuiti ai suoi utenti e danno luogo ai "costi per destinazione".

I destinatari dei costi sono:

• i centri di costo della gestione dei beni
• i centri di costo dei servizi ausiliari
• i centri di costo dei servizi generali
• le commesse di investimento
• le commesse da terzi

Per controllare la distribuzione dei costi è necessaria una struttura articolata per centro di costo in modo da raggruppare le spese a fronte di una precisa responsabilità (centro di costo = centro di responsabilità). Questa struttura deve essere comune a Contabilità Industriale e Sistema Informativo della Manutenzione e deve consentire aggregazioni a diversi livelli

Il budget per centri di costo e per commessa  è elaborato dal Servizio Manutenzione a costi standard.

Costi delle prestazioni aziendali

Per determinare il costo delle prestazioni del Servizio Manutenzione è necessario:

• determinare chi è prestatore diretto e chi indiretto
• calcolare le ore producibili e distribuibili
• stabilire il costo standard dell'ora lavorata

In particolare è importante determinare il costo standard dell'ora lavorata. Senza questo dato ogni altra considerazione non risulterebbe completa.

Costi standard

Per la costruzione del costo standard si devono rispettare le seguenti regole generali:

• definire la struttura manutentiva ( personale )
• definire il personale operativo diretto
• definire il personale di struttura indiretto
• calcolare l'importo previsto del costo per il personale diretto e indiretto
• ribaltare il costo previsto degli indiretti sui diretti
• dividere il costo risultante per il numero delle ore distribuibili

Il calcolo del costo dell'ora standard  si può effettuare a due livelli:

• ora media asservita: comprende i costi propri del servizio di manutenzione
• ora media effettiva: considera anche la quota parte delle spese generali a carico del servizio manutenzione.

La tabella 1 esemplifica il modello di calcolo dell'ora standard.

Consuntivazione degli interventi. Conclusione

Il budget è il principale obiettivo che il sistema manutentivo nelle sue diverse componenti  deve rispettare. Pertanto ogni variazione che procuri uno sforamento dell'obiettivo deve essere condivisa dal Centro di Costo cliente, rilevata dal controllo di gestione ed evidenziata e giustificata in fase di controllo consuntivo su base mensile, trimestrale e a fine esercizio. Tutto ciò fermo restando che l'importo di spesa può essere aggiornato in base a variazioni di costo intervenute sulle varie componenti di spesa previste (ad esempio rinnovi dei contratti, aumenti particolari di ricambi eccetera).

Bruno Sasso,

Coordinatore sezione trasporti A.I.MAN.