La ricerca del partner per un outsourcing qualificato

La Manutenzione è una attività sulle prime poco attraente, non è come il marketing che fa vendere i prodotti, né come l'ultimo modello di utilitaria che può raggiungere i 200 chilometri orari, è una attività quotidiana, che quando funziona, non ci si accorge che esiste, silenziosamente si occupa che tutto sia in ordine o, per dirla con Pier Giorgio Perotto:

Fare bene manutenzione presuppone l'adesione ad un sistema di valori che deve essere profondamente interiorizzato nell'individuo. Si tratta di avere un habitus mentale che accetti di fare qualche piccolo sacrificio oggi per avere grandi benefici domani.

Solo i sistemi che hanno ciclo di vita molto breve sfuggono a queste regole. Non appena però ci si imbatte in un sistema destinato a durare, la manutenzione diventa un elemento determinante per il suo sfruttamento economico. In questo caso la manutenzione assume il significato di "prendersi cura" e ciò vale per l'orto come per l'impianto petrolchimico, per la galleria ferroviaria come per il ponte sullo stretto (se mai lo faranno?).

Per invertire la tendenza, prima ancora di scomodare commissioni tecniche e soluzioni tecnologiche, è necessario che le persone evolvano dalla sottocultura dello spreco e del disinteresse all'etica della responsabilità. Questo è il primo passo per estirpare lo spreco che è così diffuso nella nostra società.

Lo Sviluppo Sostenibile sarà possibile solo quando la cultura manutentiva, e tutto quel che ne consegue, diventerà un valore condiviso fra tutti i cittadini.

« Le attività di manutenzione non pretendono di trasformare il mondo, i loro obiettivi non sono esprimibili in modo semplice, non hanno il fascino mozzafiato di attività che producono oggetti con prestazioni elevatissime, vanno continuamente e periodicamente ripetute, se hanno successo il loro effetto non si vede. »

Un paragone molto utile, è quello tra uomo e macchina. Per fare una buona manutenzione:

dobbiamo capire come funziona il motore dell'automobile così come capire come dobbiamo funziona la fisiologia e la biochimica del nostro corpo; dobbiamo fare costantemente il pieno di buon carburante e cambiare spesso i liquidi del motore (acqua e olio), così come dobbiamo dare al nostro corpo alimenti mineralizzanti e vitalizzanti e bere acqua buona.

L'automobile deve "muoversi e correre" per non bloccarsi e arrugginirsi così come il corpo umano deve alimentarsi, muoversi e fare sport. Dobbiamo tenere pulita l'auto dentro e fuori, così come dobbiamo pulire il nostro corpo, l'intestino e lavarci mantenendo l'igiene. Se un tecnico, un responsabile, un manager, affrontasse la manutenzione con questi principi di fondo ben radicati, sicuramente riuscirebbe ad ottenere buoni risultati.

Finite le filosofie e la storia, passiamo alla dura realtà.

Spesso, nel recente passato, si è parlato di sfide, di miglioramento, di ottimizzazione?

Più che di sfide credo dovremmo parlare di «resistenza».

Senza voler fare «informazione catastrofica», crediamo che la globalizzazione ed il momento di congiuntura negativa, ci obblighino a guardare oltre gli interessi delle singole aziende, cercando di salvaguardare gli interessi «comuni» nazionali, andando oltre la logica commerciale Cliente / Appaltatore, cercando di «fare squadra».

In molte delle industrie italiane la manutenzione è ormai terziarizzata, cioè passata totalmente od in parte, a società esterne che si "occupano" degli apparati e macchinari come se fossero di loro proprietà, mettendo a disposizione le migliori risorse e competenze.

Il migliore sistema di outsourcing è quello che possiamo paragonare ad un matrimonio, una unione che sopravvive, anche e soprattutto, alle difficoltà.

Per migliorare la competitività aziendale è necessario che tra cliente ed appaltatore si instauri un rapporto quanto più possibile di fiducia, consci che entrambe le realtà devono «sopravvivere con soddisfazione», con momenti di difficoltà e momenti di piacere?

In quasi tutti questi contratti, il rapporto tra cliente ed appaltatore è di vera partnership, a libro aperto, con numeri più o meno condivisi...

Il contratto viene discusso ed analizzato periodicamente, sia dal punto di vista tecnico che economico.

In questi casi si può anche risultare «antipatici», nel senso che alcune affermazioni possono essere viste come «sconvenienti» dal punto di vista del Cliente, ma un buon appaltatore ha il compito di dire le cose come stanno (o come le percepisce)?è come se un medico non dicesse al paziente quali sono le sue reali condizioni?

Per avere una buona efficienza in termini di manutenzione, dobbiamo ricordarci che, per circa due terzi, la manutenzione è fatta di manodopera e per il terzo rimanente da parti di ricambio ed altri materiali (consumabili, utilizzo di attrezzature).

Dobbiamo quindi necessariamente puntare sulle risorse, sulla loro competenza, sulla loro ottimizzazione, sulla loro efficacia, sulla gestione della conoscenza, perché alla fine di tutti i "discorsi" ci vuole anche qualcuno che lavori veramente!

E quale è la logica che può guidare un efficiente progetto di terziarizzazione, un progetto vincente che possa avere a disposizione le migliori risorse, solo quando servono?

Il principio guida di un progetto vincente, deve, e sottolineo deve, avere un unico obiettivo.

In inglese si dice win to win, in francese si traduce in gagne' - gagne'? la fabbrica, i reparti, le varie funzioni, l'appaltatore, devono avere un obiettivo unico, quello di produrre e vendere il prodotto, od il servizio, al prezzo più concorrenziale possibile, salvaguardando la sicurezza dei lavoratori, l'ambiente, lavorando in qualità, in un mercato ormai globalizzato, che non ha rispetto di nessuno.

Negli ultimi anni, sempre nel rispetto della logica cliente-appaltatore, gli attori in gioco hanno capito che ci deve essere un unico obiettivo, il prodotto, nel rispetto dei tempi e dei rispettivi budget.

La Toscana Impianti, leader in ambito nazionale nei contratti di manutenzione "avanzati", ha capito, ed a saputo proporre, logiche evolute, che hanno "barattato" i volumi in cambio della qualità, cercando di aiutare il cliente, o potenziale tale, ad avere il massimo della efficacia ed efficienza, giocando in trasparenza, cercando di capire e far capire ad ambo le parti, che il gioco è divertente quando si vince entrambi, una volta per uno.

È quale potrebbe essere il migliore sistema di "flessibilizzare" l'obiettivo?

Quello di legarlo alla produzione!

Un servizio di manutenzione remunerato "un tanto al Kilo, o al MW, di prodotto", un costo totalmente variabile, da spendere se si produce, da non spendere se NON si produce.

Un sogno?

No, si può fare.

Solo che il sistema deve essere molto maturo, conoscere perfettamente le dinamiche, essere scevro da logiche e visioni parziali?

Insomma, insieme ce la possiamo fare, ma veramente insieme.

Esempi reali di contratti come quelli sopracitati ne esistono.

I requisiti necessari per implementare un contratto del genere sono:

• Sponsorizzazione del Top Management
• Utilizzo di un Sistema Informatico di Manutenzione (dove sia registrata la storia della manutenzione, in modo da vere un completo quadro tecnico/economico)
• Applicazione di tecniche di manutenzione Predittiva (Analisi Olio, Misura Vibrazioni, Termografie, Analisi ad Ultrasuoni)

Ma prima di tutto è necessario comprendere come il fattore umano sia elemento fondamentale per il successo di tali progetti, per facilitare l'integrazione, per creare organizzazioni interfacciabili, per evitare tematiche di conflittualità, creando le basi per sinergie alimentate da obiettivi comuni

Il perimetro d'intervento deve essere sufficientemente vasto e possibilmente, in un ottica di progresso, ampliabile, comprendendo: Lavori Meccanici, Lavori Elettrici, Strumentazione, Oleodinamica, Riparazioni e Ripristini in Officina, Pulizie Industriali, Condizionamento.

La durata deve essere almeno di qualche anno in modo da dare opportunità al Fornitore di investire nelle proprie attività.

Un Contratto del genere prevede per il cliente una prospettiva immediata di riduzione dei costi, rispetto ai dati storici, con un risparmio già definito (in alcuni casi si è avuta una riduzione iniziale dei costi del 10%, con progressiva ulteriore riduzione, per i primi anni, del 3% annuo).

Il Fornitore ha la possibilità di gestire il Contratto beneficiando della sua capacità professionale e organizzativa e quindi con una maggiore competitività della gestione eseguita dal Cliente stesso (win to win).

Il Contratto deve contenere elementi di progresso, quali la riduzione progressiva del forfait Euro/Ton ed miglioramento delle Key Performances (eventualmente legate a (Bonus/Malus).

Elemento chiave è l'approccio alla sicurezza, che deve essere un obiettivo prioritario. Cliente e fornitore perseguono lo stesso obiettivo comune di riduzione dei tassi di frequenza e gravità, l'attenzione deve essere mirata ad aumentare la consapevolezza che tutto il personale deve dare un contributo attivo alla sicurezza comune, e che nessuno deve subire passivamente disposizioni e ordini. Il Fornitore gestisce la politica di sicurezza anche dei subcontrattori.

Strumenti necessari per la necessaria ottimizzazione delle risorse manutentive e la buona riuscita di tale contratto sono la formazione on the job del personale e l'utilizzo dei sistemi di analisi ed ispezione quali la termografia, l'analisi dell'olio ed il controllo delle vibrazioni, grazie anche all'apporto di società altamente specializzate come Mecoil.

Quanto sopra descritto è la pura sintesi di situazioni reali, sperimentate da chi è abituato a vivere il lavoro sino in fondo, con l'obiettivo di permettere al cliente, giorno dopo giorno, di essere il più competitivo possibile, cercando di mantenere il proprio, necessario, margine di sopravvivenza.

Simone Battiato, Direttore Tecnico, La Toscana Impianti