La struttura di un manuale d’uso e manutenzione per asset complessi

La documentazione di manutenzione è, nella generalità dei casi, un argomento difficile da trattare per l’assenza di standardizzazione in molti campi e per l’estrema variabilità dei contenuti. L’analisi dei contenuti necessari nel manuale d’uso e manutenzione di asset peculiari come una spazzatrice stradale o una lavastrade elettrica aiuta a comprendere quale sia l’approccio alla documentazione e come questa si stia evolvendo.

Gli elementi fondamentali del Manuale

Prassi ancora diffusa, legata anche a precise disposizioni di Legge, è che il Manuale sia fornito in formato sia cartaceo sia elettronico, in questo caso ancora su CD/DVD nonostante l’obsolescenza di questo tipo di supporti. Il passo logico successivo è la disponibilità on line di tale documento in una pagina “Service” del sito del costruttore, opzione ancora non particolarmente diffusa.

Un tema da non trascurare è quello della lingua impiegata: sovente le traduzioni non sono asseverate, con effetti anche comici (nel manuale di un costruttore orientale di autobus, il serraggio a coppia di alcuni dadi era indicato solo un paio di anni fa come “da effettuarsi in maniera uditiva fino ad ottenere un suono croccante”).

Va ricordato che la proprietà intellettuale del documento è del costruttore, e ciò è coerente rispetto alle responsabilità dello stesso in ordine agli aspetti di sicurezza oltre che per la validità delle garanzie e degli eventuali contratti di assistenza post vendita comunque declinati. Da questo punto di vista la documentazione deve essere redatta in conformità a quanto definito nel punto 1.7.4 della direttiva 2006/42/CE (“Direttiva concernente il ravvicinamento delle legislazioni degli stati membri relative alle macchine”).

All’interno devono essere contenute tutte le informazioni necessarie per una corretta gestione della macchina ed è dunque onere dell’end user far sì che le strutture operative e manutentive seguano attentamente le avvertenze contenute e di leggerlo in ogni sua parte.

Un produttore con un post vendita ben strutturato può essere contattato per eventuali pezzi di ricambio, consigli sulla scelta di eventuali attrezzature speciali o, semplicemente, per indicazioni riguardanti la macchina acquistata.

La consultazione del documento deve in ogni caso risultare facilitata dall’inserimento in prima pagina dell’indice generale e dal layout dello stesso, per consentire di localizzare in maniera immediata l’argomento d’interesse. I capitoli vanno organizzati con una struttura tale da facilitare la ricerca dell’informazione desiderata ed è opportuno siano preceduti da un indice, in analogia a quanto avviene ad esempio nel settore automotive “consumer”

La documentazione fornita con la macchina deve comunque essere integrata con i manuali delle apparecchiature, macchine, quasi-macchine e componenti impiegati, a costituire un tutt’uno omogeneo e completo.

Le informazioni di partenza

Occorre innanzitutto comprendere come il manuale di uso e manutenzione, così come il resto della documentazione tecnica, non è che un report, la rappresentazione su supporto apposito di informazione provenienti da origini eterogenee, orientate alla fruizione di una specifica categoria di utenti (in questo caso utilizzatori e manutentori) e soggette a continuo aggiornamento.

Per tale motivo occorre evitare che la fonte dati sia il manuale stesso, ma che questo attinga in maniera dinamica (come un report, appunto) da un “database della conoscenza” (knowledge database) che rappresenta il vero patrimonio aziendale.

Gli elementi che vanno a costituire tale database sono i seguenti:

• I disegni as project e as built, comprensivi della descrizione testuale dei singoli componenti
• Distinta base ricambi ed esplosi
• Descrizione delle caratteristiche generali della macchina e dei suoi componenti, redatta con un linguaggio semplice adatto sia alla promozione sia al training
• Fotografie di insieme e di dettaglio
• Prescrizioni di sicurezza
• Documenti associati ai componenti prodotti da terzi
• Dati e documenti provenienti da ritorni dal campo

La struttura del manuale

Per sommi capi sono qui indicati i contenuti sui quali risulta opportuno organizzare il Manuale di Uso e Manutenzione di una macchina operatrice elettrica per l’igiene del suolo, ma si tratta di indicazioni valide in generale per qualunque tipo di asset stradale.

Le informazioni possono essere organizzate per singoli capitoli, variamente organizzati, dei quali si propongono qui i contenuti minimi:

• INFORMAZIONI GENERALI - Tale sezione dovrebbe evidenziare per prime le avvertenze per l’acquirente, i recapiti del costruttore e le norme di sicurezza cui si fa riferimento. Si tratta di contenuti fissati per Legge esplicitati convenientemente all’inizio del documento.
  
  Tale sezione dovrebbe comprendere anche quegli ulteriori elementi di carattere generale da richiamarsi nelle sezioni successive, quali un glossario dei termini utilizzati e la descrizione delle qualifiche del personale abilitato ad utilizzare e/o mantenere il bene.
  
  Completano solitamente tale parte la simbologia utilizzata, ivi compresi i segnali di pericolo, divieto e d’obbligo, e la descrizione dispositivi di protezione individuali nonché gli aspetti di descrizione della garanzia e delle sue condizioni di attuazione.

• UTILIZZO DELLA MACCHINA - Sono da indicarsi sia l’uso corretto che quello non consentito, trattandosi di sistemi destinati alla fruizione da parte di una moltitudine di operatori, non sempre necessariamente istruiti allo scopo. Si possono inserire in questa sezione le modalità per il rodaggio, così come le specifiche tecniche di carattere generale, il layout e le dimensioni della macchina, nonché la posizione delle targhe identificative presenti sulla stessa.
  Sempre ai fini del corretto utilizzo, è in questa parte del manuale che è corretto inserire la descrizione e il metodo di funzionamento dei circuiti idraulico, idrico (tipico di una spazzatrice stradale) e di ingrassaggio.

• DESCRIZIONE DELLA MACCHINA - SI tratta di un capitolo illustrativo finalizzato a far comprendere l’ergonomia complessiva della macchina soprattutto all’operatore. Deve dunque contenere la descrizione complessiva del veicolo, con particolare riferimento all’interno cabina e del posto di guida con i relativi comandi (è pressoché sempre presente un monitor multifunzione), la posizione dei pulsanti di emergenza, la descrizione del funzionamento dei sedili, della eventuale ulteriore strumentazione, nonché dei circuiti tipicamente opzionali come il sistema di climatizzazione o le telecamere a circuito chiuso.

• ASPETTI DI SICUREZZA - Si tratta della sezione destinata a raggruppare tutte le indicazioni esplicitamente previste dal quadro normativo giuridico in vigore nel Paese di vendita della macchina e dalle relative norme tecniche invocate. Sono dunque da trattarsi in primis gli aspetti di competenza degli operatori conducenti della macchina per lo spazzamento, ivi comprese le modalità di addestramento.
  Trovano poi posto la descrizione delle direttive applicate e norme tecniche di riferimento, gli estremi della certificazione della macchina, gli usi previsti e limiti di impiego, le zone pericolose e le corrette condizioni ambientali di esercizio.
  
  La letteratura di settore si è evoluta anche in questo campo includendo prescrizioni specifiche rispetto alle emissioni, ed è in questa sede che hanno da essere trattati gli aspetti legati alle vibrazioni, al rumore, alle emissioni elettromagnetiche e al corretto smaltimento dei materiali esausti.
  
  La sicurezza del lavoro è trattata nella medesima sezione, con indicazioni sulle sicurezze applicate sulla macchina, sul suo arresto di emergenza, sulle protezioni fisse, sui dispositivi di sicurezza e di protezione individuale, con un elenco dettagliato e completo dei rischi residui, da far seguire da eventuali prescrizioni di pericolo o di avvertimento addizionali e dal contenuto e posizione delle targhe monitorie.

• INSTALLAZIONE - come qualunque altro macchinario industriale, anche per una macchina operatrice sono da trattarsi aspetti preliminari alla messa in servizio quali le condizioni di fornitura, le modalità per il trasporto della macchina su automezzo (comprese le delicate attività di carico e scarico) e la preparazione dell’ambiente operativo in funzione del contesto nel quale le macchine stesse saranno chiamate a operare.
  
  Sono qui da inserirsi anche le descrizioni legate ad aspetti affini che si verificano durante la vita utile della macchina quali le modalità per il traino, i controlli e verifiche prima dell’avviamento, le verifiche routinarie o le attività da svolgere in conseguenza di eventi quali basse temperature, gelate, ecc., quelle periodiche relative ai sistemi di sicurezza e la messa fuori servizio.

• USO E FUNZIONAMENTO - è uno dei due capitoli principali del manuale. Viene qui sempre data descrizione della corretta conduzione del mezzo attraverso l’utilizzo dell’interfaccia uomo macchina costituita, in questo specifico caso da una “torre centrale comandi” cui è associato un monitor di comando di cui devono essere descritte almeno le videate principali. Peculiarità di questo tipo di asset è la presenza delle di una modalità trasferimento e di una modalità lavoro, alle quali corrispondono parametri di funzionamento anche molto diversi; per entrambe deve essere data descrizione dell’aspetto del PANNELLO SPIE DI ALLARME/SEGNALAZIONE, del corretto UTILIZZO DELLA MACCHINA, delle fasi di attivazione/disattivazione dei sistemi.
  
  La presenza di circuiti elettrici e idraulici dedicati allo specifico lavoro di igiene del suolo richiede che sia inserita in questa sezione la descrizione dettagliata di modalità operative quali, ad esempio i cicli di SPAZZAMENTO, lo SCARICO dell’eventuale CONTENITORE RIFIUTI, i cicli di LAVAGGIO AD ALTA PRESSIONE anche attraverso eventuali accessori (lance, agevolatori).
  Il funzionamento “all electric” è la caratteristica distintiva della famiglia di asset presi in esame. Sono dunque da trattarsi con cura la descrizione del pacco batterie e delle sue modalità di ricarica.

• MANUTENZIONE - Si tratta invero della parte più importante per la gestione del ciclo di vita di un mezzo, ma sovente anche la più trascurata non essendo sempre presente un “manuale di officina” associato al bene, ma unicamente appunto il Manuale di Uso e Manutenzione la cui consegna - va ricordato - è obbligatoria all’atto della vendita.
  
  Anche in questo caso è opportuno che il primo aspetto trattato nel capitolo sia quello relativo alle competenze del personale addetto alla manutenzione, la cui articolazione si riverbera sia sugli aspetti di sicurezza veri e propri, sia sui rapporti di tipo economico con la rete di assistenza durante la fase di post vendita (e post garanzia), sia in generale nell’efficienza ed efficacia complessiva della manutenzione stessa.
  
  A seguire, deve essere data descrizione delle precauzioni generali per la sicurezza, delle note di pericolo e delle relative avvertenze.
  
  Si suggerisce di inserire, a seguire, la descrizione delle operazioni routinarie con eventuali consigli riguardanti la manutenzione, le operazioni connesse con periodi di arresto prolungato, le modalità di effettuazione di operazioni semplici quali ad esempio il rabbocco liquido lavafari o più ingenerale la pulizia della macchina.
  
  Trovano dunque posto in questa sezione aspetti operativi quali la rimozione o apertura dei carter di protezione, la descrizione delle possibili avarie in cabina, la descrizione della modalità di sollevamento manuale dell’eventuale cassone rifiuti o del blocco di sicurezza meccanico rispetto alla discesa dello stesso (funzionalità tipiche dei veicoli per l’igiene urbana), o ancora dei sistemi di gestione delle spazzole o della bocca di aspirazione aria.

• PIANO DI MANUTENZIONE ORDINARIA - Si tratta della parte in assoluto più trascurata nella documentazione di settore, retaggio di un approccio basato prevalentemente su una manutenzione correttiva limitata, quando il caso, da “tagliandi” eseguiti a cura di una rete di assistenza spesso esterna rispetto al costruttore. Nel caso in ispecie, tuttavia, la semplicità delle operazioni indotta dalla presenza di azionamenti “all electric” suggerisce di strutturare un capitolo del Manuale che comprenda le seguenti componenti:
  • Una sezione dedicata alla manutenzione routinaria con descrizione di informazioni comuni o operazioni semplici quali la manutenzione delle spazzole, la manutenzione impianto idrico, lo smontaggio del serbatoio acqua, la descrizione dei controlli da operare sui sottosistemi di sicurezza per l’operatore, sulle tubazioni, sull’impianto elettrico accessorio, sulle corrette coppie di serraggio di viti e dadi, ecc.
  • Una sezione recante il PIANO DI MANUTENZIONE analogo, anche graficamente, rispetto alle prassi comuni in altri settori, con vere e proprie tabelle che associno lavori a componenti in base a contatori predefiniti. Sono proprio le operazioni qui descritte a poter essere oggetto, in ottica “Manutenzione 4.0”, di un interscambio continuo fra utilizzatore - rete di assistenza - Costruttore (“integrazione delle informazioni lungo la catena del valore) per la trattazione dei i ritorni dal campo, secondo modalità peraltro ampiamenti diffuse nel settore consumer del comparto automotive.

• DESCRIZIONE GENERALE ANOMALIE - è uno degli aspetti di più difficile trattazione da parte di un costruttore, anche per l’assenza di ritorni dal campo in attesa che siano compiuti realmente i paradigmi “4-0”. Il documento sarà tanto più ricco e completo quanto sarà in grado di presentare una lista di possibili anomalie associata alle relative cause e ai conseguenti rimedi, mediante un vero e proprio troubleshooting.

Conclusioni

Più un asset è complesso più il relativo Manuale di Uso e Manutenzione deve risultare completo e dettagliato; nei veicoli stradali occorre anche realizzare un documento destinato a risultare fruibile da una categoria ampia di destinatari, dislocati lungo la catena del valore.

Le macchine operatici elettriche per l’igiene del suolo (spazzatrici, lavastrade) sono macchinari di derivazione industriale che devono la loro complessità più all’ambiente di lavoro nel quale sono chiamate ad operare che alla tecnologia adottata in sé.

Veicoli di questo tipo sono in corso di rapida diffusione e per le ridotte dimensioni e l’elevata affidabilità si stanno ritagliando una porzione di mercato crescente fra lo spazzamento manuale e le grandi spazzatrici e lavastrade di maggiori dimensioni, di origine veicolistica. Una parte importante del successo commerciale è però conferita dal Manuale di Uso e Manutenzione, che contiene informazioni ancor più vitali se si considera il fortemente incremento della vita utile che l’adozione di standard industriali e la propulsione elettrica conferiscono a queste macchine.

Per ottenere un documento con queste caratteristiche, occorre che i contenuti, organizzati secondo il modello descritto, non siano scritti una tantum a tale fine, ma provengano direttamente dal knowledge database aziendale, lo stesso da cui originano le informazioni commerciali e da cui originerà la documentazione usata per la formazione.

A garanzia di un presidio della conoscenza durante l’intero ciclo di vita della macchina.

Alessandro Sasso, Presidente Man.Tra Coord. Sez. Liguria, A.I.MAN.