L'implementazione dei sistemi informativi di manutenzione

In una contesto industriale dinamico come quella attuale, la manutenzione è divenuta un processo aziendale sempre più strategico e importante. Gran parte degli asset, che negli scorsi anni si pensava potessero essere sostituiti senza significativi aggravi sui bilanci aziendali, causa la particolare congiuntura economica che vive il mondo delle imprese, necessita ora di essere manutenuto in maniera ottimale con l'obiettivo di estenderne la vita utile. Questo scenario fa sì che i dati da elaborare crescano in maniera consistente, incrementando la complessità gestionale dei processi operativi e di supporto. Tale complessità è dovuta a una mole di dati (informazioni in tempo reale sullo stato delle attrezzature, documenti, permessi di lavoro, gestione del personale, gestione della sicurezza etc.) legati sia direttamente che indirettamente alla gestione dei processi di manutenzione in senso stretto. Un sistema informativo efficiente e correttamente strutturato consiste pertanto in uno strumento abilitante per il management ad affrontare le reali necessità dell'azienda.

Il mercato attuale fornisce una vasta scelta di vendor di sistemi informativi di manutenzione ed il processo di software selection, apparentemente semplice, risulta essere in realtà molto complesso viste le caratteristiche e le peculiarità offerte dai vari prodotti. La corretta scelta ed implementazione di un sistema informativo di manutenzione calzante con la specifica realtà aziendale, costituisce un fattore chiave per la competitività e per l'efficienza delle imprese. Questa fase consiste nella realizzazione delle personalizzazioni del sistema (preventivamente stabilite nella fase di progettazione definitiva, detta anche Business Blue Print) necessarie a mappare i processi di manutenzione così come vengono applicati in azienda. Le configurazioni standard (OOTB, Out Of The Box) dei sistemi informativi sono formalmente corrette, ma generiche, e devono essere armonizzate con le esigenze specifiche degli utenti: l'apertura di un Ordine di Lavoro, ad esempio, consiste nella creazione di un documento gestionale che permette di raccogliere costi e parametri tecnici sulla manutenzione e sull'efficienza degli asset, che possono essere sintetizzati dalle seguenti informazioni:

• oggetto tecnico interessato
• data e ora inizio e fine guasto
• durata del guasto
• modo e causa di guasto
• parte oggetto
• breve descrizione dell'avaria
• costo dell'intervento manutentivo

Tipicamente il gruppo di lavoro di un progetto di implementazione è composto da tre tipologie di figure professionali:

• un team di utenti deputato a lavorare sul sistema e che ha maturato esperienza sui processi di manutenzione aziendali (Figura 1);
• un team di consulenti funzionali con delle competenze forti sulle tematiche di ingegneria e gestione della manutenzione, che raccolga le esigenze del cliente e contribuisca alla ingegnerizzazione dei processi operativi ed organizzativi;
• un team di consulenti tecnici che si occupi della configurazione del sistema sulla base dei requisiti del cliente e segnali limiti e opportunità legate alle technicality della soluzione informatica.

Una volta in produzione, il sistema di Enterprise Asset Management (l'evoluzione del CMMS, Computerized Maintenance Management System) fornisce elementi essenziali per la gestione del ciclo di vita degli asset, che si possono riassumere nei seguenti punti:

• Modellazione statistica (distribuzioni di Weibull, Normale, Lognormale, Esponenziale, ecc.);
• Supporto a problemi decisionali (es.: Manutenzione vs. Sostituzione, Ottimizzazione delle frequenze di Manutenzione Preventiva);
• Approvvigionamento delle risorse esterne;
• Progettazione degli interventi di manutenzione;
• Gestione degli ordini e dei tempi di consegna;
• Acquisto dei materiali tecnici;
• Gestione fisica ed economica del magazzino di manutenzione.

Un'implementazione completa di un sistema informativo di manutenzione è uno strumento abilitante non solo alla gestione di alto livello della manutenzione, ma consente di implementare un controllo della schedulazione fine e delle attività di miglioramento continuo (Figura 2):

• Assegnazione su tutti i tipi di risorsa (persone, mezzi, interruzioni);
• Granularità oraria (e/o frazione) per l'assegnazione delle risorse;
• Evidenza grafica del livello di saturazione delle risorse;
• Possibilità di effettuare simulazioni del carico e delle assegnazioni;
• Gestione delle qualifiche e costruzione delle squadre di lavoro;
• Assegnazione automatica con algoritmi di ottimizzazione;
• Gestione delle varianze;
• Modalità di gestione grafica dell'assegnazione "user friendly";
• Alimentazione diretta dal sistema di gestione del personale per disponibilità risorse;
• Integrazione con sistemi di mobility.

Criticità e sfide dei sistemi di classe enterprise

La caratteristica peculiare dei sistemi di classe enterprise è quella di gestire le informazioni di organizzazioni complesse in maniera efficiente, consentendo la condivisione e l'elaborazione dei dati secondo le esigenze aziendali migliorando la gestione degli asset aziendali e ottimizzando il processo decisionale. Queste possibilità comportano un sostanziale vantaggio competitivo per le aziende, che però devono sobbarcarsi anche alcune sfide legate all'utilizzo di una piattaforma software:

• Il mercato dei software di manutenzione ha raggiunto ormai da alcuni anni la piena maturità, e la presenza di una ampia scelta di prodotti software disponibili in commercio consente di non essere costretti a partire dal foglio bianco. Su questo punto si basa il lavoro di moderatore che è chiamato a fare il consulente funzionale, che deve riuscire a riportare le specifiche esigenze degli utenti nel sistema, ma anche a fare adattare le esigenze alla logica del prodotto. In caso contrario si correrebbe il rischio di utilizzare il software in modo improprio perdendo il vantaggio gestionale di uno strumento strutturato;
• Estremamente importante per i nuovi utenti è il ruolo della formazione erogata dei consulenti i quali, avendo familiarità con lo strumento software sono in grado di guidare e facilitare l'approccio degli utenti nell'utilizzo del sistema attraverso eventi formativi specifici caratterizzati dall'implementazione di analisi relative alla propria realtà aziendale.
• È essenziale valutare in maniera corretta l'impatto delle technicality relative all'operatività del software. Operazioni apparentemente banali di analisi ed elaborazione dati possono nascondere una mole di lavoro significativa, spesso non giustificabile: in questo caso è compito del consulente tecnico dare evidenza al gruppo di lavoro di questo tipo di problematiche. Esempi frequenti di questo tipo di problemi risiedono nel caricamento batch di campioni di dati (problemi di trasferimento di metadati relativi ai rapporti gerarchici fra i dati, rischio di sovrascrittura dei dati) e nella gestione dei filtri (il numero e la dimensione di tabelle di controllo e campioni di dati è limitato);
• È importante non dimenticare, infine, come l'implementazione di un Sistema Informativo di Manutenzione di classe enterprise non costituisca solo l'adozione di un nuovo strumento, ma consista in un vero progetto di change management. I moderni sistemi di Enterprise Asset Management ed Asset Performance Management consentono di gestire la manutenzione in maniera integrata con gli altri processi aziendali caratterizzanti il ciclo di vita dell'impianto, e questa opportunità permette di mettere a fattor comune il sapere dei singoli con tutta l'azienda. Questo punto è assolutamente fondamentale, in quanto porta a un cambio di mentalità degli utenti, che non solo vedono le proprie competenze passare "dal proprio cassetto" ma in un database condiviso, ma che sono obbligati a sviluppare competenze meno nozionistiche e più legate all'applicazione nei processi aziendali.

Giuseppe Venditti, Consultant, Interlem SMT S.r.l.

Alessandro Pedretti, Insite Manager, Brammer Italia S.r.l.