L'utilizzo di un software ERP per la gestione dei processi industriali

L'azienda

Casappa è nata nel 1952 come azienda produttrice di pompe oleodinamiche e grazie a un'evoluzione costante e alla passione per l'oleodinamica si è trasformata nell'attuale realtà imprenditoriale. Finrel S.p.A. è la società Finanziaria della famiglia Casappa che raggruppa 9 aziende di proprietà ed è anche azionista di Walvoil S.p.A. che a sua volta controlla altre aziende che operano nel comparto oleodinamico.

Casappa è una società che progetta e realizza i principali componenti del circuito oleodinamico per applicazioni che spaziano nei settori delle costruzioni, dei veicoli industriali, della movimentazione merci, dell'agricoltura e dell'industria. Oltre alla fornitura di prodotti di serie, l'azienda ha la flessibilità necessaria per realizzare progetti ad hoc anche per piccoli quantitativi. Con filiali anche negli Stati Uniti, in Brasile e in Cina, nel 2013 Casappa ha realizzato un fatturato di 97,3 milioni di euro e prevede di chiudere l'anno in corso con un fatturato in crescita oltre i 100 milioni.

Le esigenze

Per la gestione dell'azienda Casappa si era dotata di un Erp realizzato in casa. Aveva sviluppato la soluzione basandosi su un vecchio prodotto che gestiva contabilità, magazzino e distinta base. "Eravamo arrivati a un sistema molto articolato e sofisticato in termini di funzionalità, ma poco affidabile da un punto di vista software, sia per la frammentarietà e la ridondanza dei diversi database, sia per la garanzia di continuità degli sviluppatori", afferma Stefano Miriello, Direttore Operativo, Casappa.

Da qui la decisione di dotarsi di un sistema standard che superasse questi limiti e che permettesse di porre le basi a miglioramenti futuri in termini di efficienza dei processi e di integrazione, sia internamente che con i siti produttivi e commerciali all'estero.

"Dal punto di vista delle funzionalità, avevamo un sistema ERP con una base molto sviluppata e molto personalizzata per soddisfare le esigenze di tutti gli utenti", spiega Miriello, "avevamo dunque la consapevolezza che con l'introduzione di uno strumento standard ci sarebbero state delle difficoltà a riprodurre la stessa efficienza che avevamo prima e per un processo di miglioramento sarebbe stato necessario ulteriore tempo, almeno due anni per avere dei risultati significativi".

La software selection è stata ristretta fin dall'inizio a pochi produttori che secondo l'azienda offrivano una vera innovazione tecnologica, funzionalità estese, diffusione e garanzia di continuità. A seguito di un'approfondita analisi

Casappa ha scelto di affidarsi a Infor LN, una soluzione ERP standard, la più completa a livello

funzionale tra quelle esaminate.

Inoltre nella scelta ha ricoperto un ruolo molto importante anche il partner coinvolto che avrebbe seguito il progetto: CDM Tecnoconsulting, molto competente nel modello di business di Casappa, sufficientemente sviluppato a livello internazionale e con sede principale vicino a quella italiana della società. Un partner che si è rivelato adeguato alle aspettative e che ha

rispettato i tempi previsti.

Nella scelta del nuovo ERP sono stati coinvolti tutti i reparti della società e sono stati identificati dei key user che hanno poi delineato il percorso da seguire in fase di implementazione. Due i capi progetto, uno appartenente al partner e uno interno, ovvero il responsabile organizzazione, che disponeva della visione allargata e funzionale necessaria.

L'implementazione

Il progetto è iniziato a febbraio 2012 con l'obiettivo di arrivare al go-live in aprile 2013. Nei 15 mesi del progetto fino al go-live era stata pianificata la definizione delle blue print nei primi sei mesi, per poi procedere all'implementazione di quanto definito, alla costruzione di un prototipo per la valutazione della correttezza del modello e quindi concentrarsi parallelamente nella migrazione dei dati e nella formazione di tutti gli utenti, circa 120.

"La data del go-live è stata rispettata", spiega Miriello, "ma per rispettare tale tempistica abbiamo dovuto sacrificare lo sviluppo del prototipo. Ciò ha fatto sì che siamo arrivati al go-live dopo aver effettuato un buon numero di prove, ma senza avere a disposizione un prototipo che lavorasse su dati reali e aggiornati e che potesse evidenziare eventuali malfunzionamenti non intercettabili con prove generiche.

Ciò ha comportato che il numero di malfunzionamenti rilevati dopo il go-live risultasse superiore alle aspettative, anche se non così gravi da compromettere il buon funzionamento del sistema. Il tutto si è tradotto comunque in nessun fermo produttivo, ma in un tempo e in un costo di messa a punto maggiori delle previsioni".

"Di fatto", precisa il manager, "i costi nella fase pre go-live sono risultati allineati alla pianificazione, mentre nella fase post go live c'è stato uno sforamento di circa il 15% imputabile appunto al mancato sviluppo del prototipo.

In ogni caso, non abbiamo avuto malfunzionamenti bloccanti, i maggiori malfunzionamenti sono stati risolti in tre mesi".

"Sono trascorsi un anno e 4 mesi dal go-live. Avevamo l'obiettivo a distanza di un anno di arrivare a una capacità funzionale molto simile a quella del sistema precedente, ma con una stabilità molto superiore e quell'obiettivo è stato raggiunto completamente. Naturalmente il cambiamento ha portato alcuni problemi di adattabilità agli utenti, ma in una misura che era stata prevista e dunque gestita: 4-5 mesi di adattamento alla nuova interfaccia, alle nuove funzionalità e al reperimento dei dati. Allo stato attuale le funzionalità implementate risultano superiori a quelle che avevamo col sistema precedente e gli utenti sono soddisfatti dell'efficienza raggiunta".

I vantaggi conseguiti

LN ha quindi sostituito un software sviluppato in casa da persone molto competenti. Il primo obiettivo è stato quello di riprodurre le stesse funzionalità in un ambiente più sicuro e prestazionale. Casappa ha raggiunto questo obiettivo a distanza di un anno dal go-live, lo scorso aprile. "Ora stiamo lavorando per ottenere dei miglioramenti rispetto alla situazione pre go-live, nella maggiore efficienza del processo procedurale e decisionale, nella maggiore integrazione con le filiali commerciali e produttive, nella reingegnerizzazione dei processi e nell'utilizzo di best practices", dichiara Stefano Miriello.

La società sta installando LN anche nelle filiali internazionali, in USA, Brasile e Cina, cosa che, provenendo da una situazione in cui tutte le filiali avevano sistemi diversi e limitati, dovrebbe favorire decisi miglioramenti nella gestione integrata

della logistica, del bilancio consolidato e della pianificazione globale.

Il piano dei prossimi 2 anni è di focalizzarsi prima di tutto sul raggiungimento di una migliore performance della soluzione attuale e poi sull'installazione del software in tutte le filiali estere (Stati Uniti, Brasile, Cina e Corea).

Casappa ha inoltre implementato Infor ION, un middleware che integra applicazioni Infor e non-Infor, utilizzato per la costruzione di molteplici workflow che vanno dalla generazione di un nuovo codice articolo presso il dipartimento tecnico a tutte le attività di verifica, prototipizzazione, omologazione, preserie, serie, di carattere produttivo, svolte presso l'ufficio tempi e metodi lavorazioni interne.

"Abbiamo ottenuto sensibili miglioramenti in termini di stabilità, reperibilità dell'informazione, integrazione e capacità decisionale. La scelta dell'investimento si basa ovviamente sulla consapevolezza che a medio-lungo termine avremo un significativo ritorno dell'investimento".