Migliorare la manutenzione degli asset attraverso un CMMS Enterprise

Il contesto in cui operano oggi le realtà aziendali obbliga le imprese ad essere rapidamente flessibili al fine di adeguarsi a scenari economici molto complessi e caratterizzati da elevata variabilità dei fattori chiave delle prestazioni. Ciò impone alle aziende di ottimizzare l'impiego delle risorse attraverso una puntuale e pronta gestione.

In questo quadro, l'esigenza di attuare un livello elevato di efficienza gestionale insieme ad obiettivi di riduzione dei costi sempre più ambiziosi, trovano nelle soluzioni di EAM (Enterprise Asset Management) uno strumento strategico di controllo efficace.

L'incremento dell'efficienza gestionale degli asset aziendali attraverso un sistema EAM, non può prescindere dall'impiegare, in una logica di integrazione armonica dei vari processi aziendali e di riduzione del costo totale del ciclo di vita dei beni gestiti, lo stesso EAM come elemento fondamentale per il miglioramento della gestione della manutenzione degli asset.

Le soluzioni informatiche EAM sono tipicamente caratterizzate da un insieme di moduli che permettono, in una visione di insieme, l'analisi dettagliata di ogni aspetto che riguarda il ciclo di vita degli asset e dei servizi ad essi correlati, facendo riferimento ad un data-base unico. All'interno quindi di questo sistema informativo per Asset  Management è possibile individuare il modulo integrato dedicato al servizio di Manutenzione degli Asset, il CMMS (Computerized Maintenance Management System).

Un CMMS così identificato è quindi finalizzato non solo al supporto decisionale ed operativo relativo alle attività del servizio di manutenzione, ma soprattutto al governo del ciclo di vita dei beni e più in generale al governo del patrimonio aziendale.

Naturalmente EAM e CMMS integrato costituiscono lo strumento informatico che permette la gestione del Sistema Informativo rispettivamente degli Asset e quindi della Manutenzione degli stessi. Si può allora semplicemente, ma più propriamente, parlare di Sistema Informativo Informatizzato di Manutenzione.

Il "Sistema Informativo" dunque rappresenta la componente che gestisce le informazioni impiegate nei processi aziendali al fine di raggiungerne gli scopi prefissati, mentre per la sua automatizzazione si impiega il "sistema informatico" che rappresenta la componente tecnologica che supporta il sistema informativo.

Tale concetto è ribadito dalla norma UNI 10584 la quale definisce il Sistema Informativo di Manutenzione ... " un insieme di norme e procedure e strumenti atti a raccogliere ed elaborare le informazioni necessarie per la gestione delle attività di manutenzione e per il monitoraggio dell'attività degli impianti" ... e descrive le peculiarità del sistema informativo sotto il profilo logico, procedurale ed organizzativo, indicando che questo può essere supportato in diverse forme a partire da quella cartacea per passare ai comuni applicativi informatici generici tipo Office, quindi da applicazioni specifiche CMMS, anche integrate in un EAM.

L'applicazione di un sistema automatizzato, come l'impiego di un CMMS, implica generalmente l'attesa di risultati ben definiti, tra i quali quelli relativi

• al miglioramento della prestazione dei beni,
• alla riduzione dei costi propri della Manutenzione,
• all'incremento dell'efficacia ed efficienza delle azioni manutentive,
• al miglioramento dei piani di manutenzione,
• all' ottimizzazione del mix di politiche di manutenzione adottate,
• al miglioramento della gestione dei materiali tecnici e del loro approvvigionamento,
• al miglioramento della gestione delle imprese esterne e dei fornitori in genere,

ma il livello di questi risultati sarà fortemente influenzato dall'accuratezza della progettazione del Servizio di Manutenzione e dalla qualità dei dati trattati. Quest'ultima dipenderà dalla robustezza dell'infrastruttura di acquisizione degli stessi dati che molte volte purtroppo nella pratica si rileva essere debole.

L'applicazione software rappresenta quindi lo strumento indispensabile  a supporto dei servizi di manutenzione, ma i risultati di miglioramento attesi dal suo impiego potranno essere perseguiti solo realizzando in essa un sistema informativo coerente sia con le esigenze manutentive dei beni sia con i fabbisogni espressi dall'organizzazione del servizio di manutenzione.

Seguendo il pensiero fin qui espresso, l'introduzione di un sistema EAM/CMMS può rappresentare anche l'opportunità di eliminare le inefficienze di gestione della manutenzione attraverso la revisione del processo manutentivo o l'occasione per forzare la sua completa riprogettazione in ottica di Ingegneria della Manutenzione ed RCM (Reliability  Centered  Maintenance), ridefinendone  quindi il processo, i KPI (Key Performance Indicators), la mappatura, la classificazione e la selezione delle informazioni necessarie alla gestione ed all'operatività, i criteri di impiego di questi dati e quindi una struttura del sistema informativo che permetta una gestione performante nei risultati e nel budget contribuendo così alla riduzione del LCC (Life Cycle Cost) di impianto.

Al fine di ottenere risultati soddisfacenti, da quanto sopra detto si deduce che bisognerebbe evitare di modellare il proprio sistema informativo di manutenzione sulla base dei vincoli del software (EAM/CMMS)  proposto per la gestione del sistema informativo. Correttamente invece sarebbe opportuno "rivedere" il processo manutentivo dei beni insieme alla struttura delle informazioni (sistema informativo) necessarie per la sua gestione per poi scegliere il sistema informatico nel panorama di quelli proposti sul mercato, con la possibilità della giusta configurazione personalizzata, che permetta una gestione snella del sistema informativo e una gestione efficace ed efficiente delle attività manutentive e delle procedure amministrative.

Per le medie e soprattutto grandi aziende però normalmente ciò non accade perché il sistema EAM (che prevede tipicamente anche il modulo CMMS nello stesso ambiente) è scelto sulla base di criteri di priorità gestionale degli asset, costringendo di fatto l'adeguamento del sistema informativo di manutenzione ai vincoli del CMMS disponibile.

Per queste ragioni nell'implementazione di un progetto CMMS è necessario coinvolgere in team gli esperti di processo manutentivo, in grado di definire il fabbisogno di dati ed informazioni coerenti con il processo e l'organizzazione manutentiva degli asset, ed esperti del software EAM/CMMS capaci di disegnare le funzionalità corrette e la configurazione giusta del sistema al fine di perseguire i benefici e vantaggi attesi da un sistema di classe enterprise.

Risulta improbabile insomma una soluzione EAM/CMMS pronta all'uso in grado di soddisfare le esigenze di un'azienda. Il CMMS inoltre, naturalmente concepito per assecondare e favorire lo sviluppo delle attività manutentive in ottica di miglioramento continuo, deve anche potersi adeguare in modo semplice alle nuove esigenze prospettiche dell'organizzazione aziendale senza richiederne stravolgimenti e questo obiettivo rappresenta il vero elemento di sfida che deve essere affrontato dal team sopra citato.

Al fine dunque di progettare un'intelligente ed efficiente organizzazione del sistema e di effettuare una scelta di successo tra le offerte di prodotti disponibili sul mercato, occorre uno studio approfondito delle esigenze, una precisa definizione delle finalità, un'attenta preparazione del personale coinvolto e la partecipazione diffusa ad ogni livello aziendale.

L'inserimento o adeguamento di un sistema informativo aziendale come un CMMS di classe enterprise rappresenta quindi una situazione di cambiamento pervasivo in un'azienda. Esso non deve risultare il "pacchetto software per la Manutenzione", ma uno strumento integrato nei processi di gestione  imprescindibile per migliorare le prestazioni di tutta l'organizzazione aziendale. Per ottenere quindi più celermente i vantaggi attesi ed evitare un pseudo-successo del progetto, è necessario che tale processo di cambiamento venga compreso e gestito per ottenere rapidi benefici tangibili per le persone coinvolte. A tal fine si rendono necessari una diffusa partecipazione dei ruoli coinvolti ai vari livelli aziendali nel processo di manutenzione degli asset, degli obiettivi chiari, quantificati e stimolanti per l'organizzazione, le attribuzioni di responsabilità sulle persone, l'integrazione con le attività di Change Management e di Performance Management, il perseguimento di risultati attesi nei tempi indicati.

Il successo di un EAM/CMMS inteso come strumento per il miglioramento effettivo della gestione degli asset aziendali, passa allora attraverso un cambiamento delle abitudini e di cultura che deve essere agito da tutti gli interlocutori aziendali, soprattutto dalla dirigenza che, responsabile di cogliere le opportunità offerte dalle tecnologie attuali allo scopo di migliorare la competitività aziendale, deve diventare il principale promotore e gestore di questo cambiamento.

Rocco Armento, Consigliere A.I.MAN.