Proposta di cruscotto di controllo per gestione materiali tecnici

Lo scopo del progetto è stato di analizzare l'attuale consistenza e modalità di gestione dei materiali tecnici in Cogne Acciai Speciali S.p.A. [di seguito, per brevità, "Cogne"] per individuarne una nuova modalità di gestione e per proporne un cruscotto di controllo.

In un'industria di processo caratterizzata da una politica manutentiva prevalentemente correttiva in cui il fermo impianto ha una ricaduta economica fortemente negativa, l'unica "salvezza" per il manutentore fortemente impegnato nel pronto intervento è avere il ricambio al momento del guasto. La frase "avere il ricambio" vuol dire sapere dove è stoccato il ricambio, conoscerne le caratteristiche tecniche idonee alla funzione prevista e sapere che questo sia in buono stato e funzionante. Nella realtà aziendale oggetto dell'analisi, non sempre è noto dove siano stati immagazzinati i ricambi nel tempo, non tutto è implementato nel sistema informativo ed in certe occasioni capita che, una volta installato il nuovo componente, si scopra che il ricambio a disposizione sia non idoneo o non funzionante.

Un'altra caratteristica dell'azienda è che il magazzino ricambi Cogne ha un valore pari a circa il 65% del valore delle giacenze complessive di materiali tecnici e che da una recente analisi ABM (Activity Based Managment), svolta in azienda nel periodo 2012-2013, emerge che in Cogne ci sono circa 25 FTE (full time equivalent) impiegate nel processo di gestione materiali tecnici a fronte di un numero previsto in organico di 15. L'analisi ha evidenziato che, oltre al personale previsto nell'organico della funzione deputata alla gestione dei materiali, molte altre figure impegnano parte della loro giornata lavorativa nella gestione di materiali.

In questo contesto è maturata l'idea di destinare il presente lavoro all'analisi della gestione dei materiali tecnici per poter contribuire a concretizzare il principio guida "Avere i materiali solo quando servono e dove servono".

Vedere, sentire, cambiare

Rendere più efficace ed efficiente l'attuale gestione dei materiali tecnici Cogne può solo avvenire attraverso un processo di cambiamento che naturalmente coinvolge sia i vertici aziendali che il personale appartenete alle funzioni coinvolte.

La Direzione fornisce la "Vision" ed avvia un cambiamento, ma come fare a raggiungere gli obiettivi individuati? Come far cambiare il modo di lavorare delle persone basato su schemi consolidati da anni?

A questa domanda risponde John Kotter: "le persone modificano il proprio cambiamento non in base ad un'analisi che incide sul loro pensiero ma in base ad una dimostrazione che influenza i loro sentimenti".

Modificare il comportamento dei collaboratori significa aiutarli a vedere una verità che ne influenzi i loro sentimenti, fare leva sulle emozioni mostrando situazioni eclatanti, far vedere qualche cosa di nuovo che susciti reazioni "viscerali" che favoriscano emozioni favorevoli al cambiamento. Il metodo di riferimento non è quasi mai offrire un'analisi alle persone, raccogliere dati e scrivere rapporti per individuare nuove logiche ed attuare un cambiamento.

Il processo "vedere-sentire-cambiare" è più efficace del processo "analizzare-pensare-cambiare".

Ricordiamo infine le otto fasi del cambiamento efficace individuate da Kotter:

1. Sviluppare un senso di urgenza;
2. Costruire il team che guiderà il cambiamento;
3. Creare una visione motivante;
4. Comunicare per ottenere il consenso;
5. Consentire l'azione attraverso l'empowerment (rimuovere gli ostacoli al cambiamento);
6. Creare piccoli successi nell'immediato;
7. Non mollare mai la presa;
8. Fare attecchire il cambiamento.

Il punto di partenza: la norma UNI

Ogni processo decisorio non può prescindere da una fase di analisi; in tale contesto si inserisce la norma UNI 10749 "Guida per gestione dei materiali per la manutenzione" che fornisce un utile inquadramento normativo.

La norma si applica alla gestione dei materiali per la manutenzione e fornisce indicazioni su:

• criteri di classificazione, codifica , ecc;
• criteri di gestione operativa (politiche, responsabilità, criteri gestionali, indici).

Adottando un criterio di classificazione funzionale, la norma suggerisce di suddividere i materiali da gestire per la manutenzione in:

• materiali ausiliari o di consumo;
• ricambi (generici o specifici);
• materiali grezzi o semilavorati di manutenzione.

L'ambito di analisi del presente lavoro è più ampio rispetto al perimetro normativo; la norma, riferendosi alla manutenzione, non considera i materiali tecnici diversi dalle materie prime impiegati dalla funzione produzione nello svolgimento del processo produttivo.

L'idea chiave contenuta nella norma (Figura 1) è quella di classificare i materiali per permettere di definire politiche di gestioni comuni.

La gestione dei materiali tecnici, ed in particolare dei ricambi per la manutenzione richiedono l'osservanza di alcuni requisiti fondamentali richiamanti dalla norma UNI 10366, finalizzati alla normalizzazione (unificazione a livello aziendale, standard aziendali di riferimento) degli articoli per una riduzione del loro assortimento in azienda.

All'interno di tali principi rientrano:

• la classificazione dei materiali in gruppi merceologi definiti;
• la definizione di politiche di gestione per gruppi omogenei;
• la disponibilità di informazioni per la previsione dei fabbisogni o la definizione dei livelli di scorta;
• l'utilizzo di uno strumento informativo dedicato specificatamente alla gestione e controllo dei materiali tecnici.

Le politiche di gestione dei materiali tecnici

Gestire un materiale significa classificarlo, codificarlo, inserire la sua anagrafica nel sistema informativo, definirne una politica di gestione e dove necessario anche una scorta. Ovviamente tutto ciò rappresenta un costo da sostenere e come primo passo occorre fare riferimento alla norma che suggerisce di non gestire:

• materiali di basso consumo, basso valore e facile reperibilità;
• materiali di rapida e facile costruibilità in azienda;
• materiali sostituibili con altri materiali già gestisti;
• materiali destinati a prove.

Una volta definiti i materiali da gestire, le due politiche principali sono:

• gestione a scorta - mantenimento a scorta di un dato materiale per cui si è definito un riordino automatico (livello di riordino) una volta raggiunta una quantità minima;
• gestione a fabbisogno - assicurare la disponibilità di un dato materiale solo nel momento e nella quantità in cui ci ha effettiva necessità: acquisto su centro di costo; materiali presenti a magazzino non gestiti a scorta.

La definizione delle politiche di gestione dei materiali tecnici rappresenta il giusto compromesso fra livello di servizio e spesa di immobilizzo avendo presente che la gestione a fabbisogno e preferibile rispetto alla gestione a scorta in quanto riduce le risorse economiche impegnate.

Di norma, si privilegia la gestione a scorta di materiali il cui costo di immobilizzo è superiore al costo di stock out (indisponibilità, fermo impianto), che hanno consumi rilevanti o sono di difficile reperibilità.

Il costo del mantenimento a scorta

Per valutare il costo del mantenimento a scorta di un materiale tecnico (per il controllo di gestione "spare parts - pezzi di ricambio") occorre ricordare i principi contabili internazionali che prevedono la classificazione dei pezzi di ricambio in:

a)      pezzi di ricambio a basso costo unitario e basso valore totale e di uso ricorrente (rilevati come spese);

b)     pezzi di ricambio di rilevante costo unitario e di uso non ricorrente (immobilizzazioni immateriali ed ammortizzati sulla vita del cespite);

c)      pezzi di rilevante costo unitario e di uso molto ricorrente (rimanenze di magazzino e scaricati in base al consumo).

L'oggetto della nostra indagine sono pezzi di ricambio di tipo c) ed è per questo che è importante aver chiaro che mantenere una materiale a scorta (rimanenze di magazzino) ha un costo.

Il costo del capitale investito (WACC "weighted average cost of capital") consiste nella media ponderata tra il costo del capitale proprio (tasso di rendimento atteso del proprio capitale) e il costo del capitale di debito (interessi). Il WACC per aziende del settore  può essere assunto per un valore pari al 10%.

Sulla base ti tali principi contabili è chiaro che mantenere un ricambio a scorta ha un costo pari al costo del capitale investito (10% del valore del materiale a magazzino) e a tale voce occorre aggiungere:

• costi di magazzino (affitto, gestione del magazzino...);
• costi di movimentazione dei materiali (costi per attrezzature, costi operativi...);
• costi di lavoro extra-movimentazione;
• costi di assicurazioni;
• furti, avanzi e obsolescenza.

La letteratura riporta un costo totale annuo delle rimanenze di magazzino variabile dal 15% al 40% del valore del ricambio stesso.

I materiali tecnici e i magazzini Cogne

Alcune definizioni relative alla gestione dei materiali in Cogne:

• SAP: sistema informativo adottato per la gestione dei materiali (giacenze, movimentazioni, ubicazione);
• Magazzino Centrale (codice SAP 0001): è il magazzino il cui è stoccata la quantità maggiore di materiale, è gestito da magazzinieri, ha orari di apertura per la consegna dei materiali al personale richiedente, il ritiro del materiale avviene tramite buoni di prelievo. E' dotato di scaffalature, aree esterne e mezzi per la movimentazione;
• Magazzini periferici: sono magazzini contabili SAP a cui dovrebbe corrispondere un gestione fisica (inventario, magazzinieri, movimentazione,?). Da una prima analisi risultano ben gestiti i magazzini periferici assegnati alla produzione meno quelli assegnati alla manutenzione.

Ad oggi la gestione dei materiali tecnici Cogne è assegnata alla funzione "Acquisti tecnici e magazzini" che ne assicura la disponibilità ai due maggiori utilizzatori: la produzione e la manutenzione. Appare quindi naturale una prima distinzione tra materiali per la produzione e ricambi. L'organizzazione non è tuttavia così lineare: oltre al magazzino centrale sono previsti magazzini periferici gestiti dalla produzione e da figure dedicate, magazzini periferici assegnati alla manutenzione ma in alcuni casi non gestiti, figure nate all'interno della funzione manutenzione dedicate alla gestione dei ricambi per manutenzione e punti di stoccaggio non completamente gestiti.

Come anticipato nell'introduzione la gestione dei materiali tecnici coinvolge un totale di 25 FTE, di queste solo 15 sono figure appartenenti alla funzione magazzini o magazziniere di produzione; l'ubicazione dei materiali e lo stoccaggio dei materiali è a macchia di leopardo in tutto lo stabilimento.

La Tabella 2 mostra il valore percentuale dei materiali tecnici (dato SAP settembre 2013) suddiviso per ubicazione. Circa metà del valore è stoccato nel magazzino centrale, la restante parte in 29 magazzini periferici ubicati in tutto lo stabilimento. Il valore totale giacenze materiali tecnici è posto convenzionalmente pari a 100

Oltre alla macro suddivisione presentata, l'unico grado di dettaglio oggi disponibile è mostrato nella figura 2 in cui il valore delle giacenze dei materiali tecnici è suddiviso per "classe di valorizzazione" (dove la classe di valorizzazione rappresenta il conto di Controllo di Gestione associato al codice materiale).

La classe di valorizzazione fornisce una buon criterio di raggruppamento per classe merceologica ed è abbastanza esaustivo per i materiali di consumo o di produzione; al contrario, per quanto riguarda i ricambi non fornisce nessun dettaglio ma viene raggruppato tutto in un'unica classe "Materiali vari per manutenzione".

Tale aspetto costituisce il primo limite dell'attuale modalità di gestione che non consente di avere una dettaglio sulla composizione della voce più consistente delle giacenza: i ricambi per manutenzione.

Analisi anagrafica materiali e decodifica codice semiparlante

E' evidente che la codifica rappresenta una fase chiave all'interno del processo di gestione dei materiali tecnici in quanto è in tale ambito che si procede all'eventuale unificazione del materiale ed alla definizione della politica di gestione.

L'analisi dell'anagrafica SAP e del valore delle giacenze evidenzia diverse migliaia di codici materiali di cui ne sono utilizzati solo la metà; abbiamo molti materiali di basso valore, l' 1% dei codici con giacenza diversa da zero costituisce il 15% del valore delle giacenze e, come abbiamo già avuto modo di evidenziare, i ricambi per manutenzione rappresentano il 65% del valore delle giacenze.

Non avendo strumenti di analisi ed indici gestionali implementati in SAP Cogne è stato estratto il data base anagrafica SAP su di un file Excel (circa 52.000 righe) ed aggiunto giacenze e consumi estratti manualmente dal sistema informativo.

A partire dalla codifica esistente è stata definita una tabella di decodifica che associa alle prime tre del codice SAP un tipo materiale ed un gruppo merceologico

La tabella di decodifica ha permesso di fornire un'indicazione riguardo la tipologia di materiali presenti e soprattutto un maggiore dettaglio relativamente ai ricambi (Tabella 3).

Il cruscotto di controllo

Al fine di monitorare la gestione dei materiali tecnici si propone di adottare i seguenti indicatori che potranno essere applicati all'intera popolazione di materiali o ad una singola tipologia (ricambio, materiali di consumo, materiali per la produzione) o alla classe merceologica:

• Indice incidenza manutenzione: rapporto percentuale fra valore ricambi per manutenzione e valore totale giacenze
• Indice politica gestione a scorta: rapporto percentuale fra valore giacenze gestite a scorta e valore totale giacenze
• Indice inutilizzo: rapporto percentuale fra valore giacenze non consumate in due anni e valore totale giacenze
• Tempo di rotazione: è il numero di mesi occorrenti per il totale rinnovo della scorta [UNI 10749-4-A1] ed è paria alla somma della giacenza di inizio e fine periodo moltiplicata per il numero di mesi del periodo considerato e divisa per il doppio del consumo del periodo considerato.

Nelle figure 3 e 4 sono proposti due cruscotti di controllo, il primo per i materiali tecnici e il secondo per i ricambi di manutenzione.

I ricambi per manutenzione presentano un alto valore in corrispondenza di materiale non consumato, il 43% del valore dei ricambi è gestito a scorta. In aggiunta al cruscotto si è introdotto l'indice di cautela de manutentore che rappresenta il valore percentuale dei ricambi di cui si è richiesta una gestione a scorta ma che non sono stati consumati negli ultimi due anni. Un indice di cautela alto assicura una tutela maggiore per il manutentore solo se la messa a scorta è stata preceduta da un'analisi degli impianti, dall'individuazione dei componenti critici o strategici e dalla messa a scorta dei ricambi il cui stock out genera costi non accettabili.

Conclusioni

Il punto di partenza del project work è stato la necessità rendere più efficace ed efficiente il processo di gestione dei materiali tecnici in Cogne Acciai Speciali, sia in termini di riduzione del circolante ed ottimizzazione delle risorse dedicate che di assicurare la disponibilità dei ricambi per manutenzione "quando servono e dove servono". In un'industria di processo caratterizzata da una politica manutentiva prevalentemente correttiva in cui il fermo impianto ha una ricaduta economica fortemente negativa è determinate avere il ricambio strategico al momento del guasto.

In particolare è stato introdotto un nuovo modello organizzativo (material manager in sinergia con ingegneria di manutenzione) e fornito strumenti di analisi rappresentati dal cruscotto di controllo. Quest'ultimo ha portato alla definizione anche di un indicatore originale, l'indice di cautela del manutentore, rappresentato dal valore percentuale dei ricambi di cui si è richiesta una gestione a scorta ma non sono stati consumati negli ultimi due anni.

Con la presentazione del lavoro si è contribuito a creare il senso di urgenza alla base di ogni processo di cambiamento; la funzione manutenzione dovrà ora concentrarsi sull'analisi dei materiali gestisti a scorta e, in collaborazione con il material manager, implementare il cruscotto di controllo all'interno dei sistemi informativi ed assumere la responsabilità della codifica, controllo e definizione delle politiche di gestione dei ricambi per manutenzione.

Marco Robello, Responsabile manutenzione acciaieria Cogne Acciai Speciali Spa