Che il censimento degli asset risulti un aspetto cruciale in ogni progetto di manutenzione è un concetto ben noto ai responsabili tecnici di tali asset, ma spesso trascurato a livello di organizzazione aziendale, per la mancanza di consapevolezza della strategicità di una corretta impostazione iniziale della raccolta dati.
Dati che, come ben sanno i manager di manutenzione in possesso delle competenze di cui alla UNI EN 15628, risultano di fondamentale importanza non solo per la corretta gestione del fenomeno tecnico, ma soprattutto per il controllo di processo dal punto di vista dei valori economici.
E senza tale controllo non è pensabile fare una pianificazione efficace.
C’è ancora molto da fare
È pacifico che per manutenere correttamente una struttura complessa occorre prima di tutto conoscere la stessa in termini di numerosità e caratterizzazione dei singoli oggetti che la compongono.
Questo significa, preliminarmente a qualsiasi investimento o valutazione di make or buy, che occorre impostare un progetto di utilizzo degli asset stessi esteso all’intero ciclo di vita atteso. Non solo dal punto di vista manutentivo: l’utilizzo continuativo o meno, il rischio di obsolescenza, le competenze necessarie per la gestione, sono fattori che influiscono su tale progetto e richiedono che la raccolta dati iniziale risulti al contempo completa e facilmente gestibile dal punto di vista della disponibilità dei dati.
Non è scontato: ciò che è storica tradizione degli ambienti aeronautico e automotive, e che appare (o dovrebbe apparire) consolidato in ambienti industriali, lo è molto meno in altri ambiti quali, ad esempio quello delle infrastrutture.
Un esempio è il settore delle ferrovie, in cui l’informatizzazione dei primi anni Duemila e la successiva evoluzione del quadro regolatorio ha portato ai primi tentativi di organizzazione ragionata della struttura delle reti; qui ancora non esistono standard riconosciuti e super partes di codifica degli asset. Ciò vale anche per campi affini come quelli delle metropolitane, delle tranvie e delle filovie.
In questi ultimi ambienti la tecnologia viene in aiuto, grazie alla proposta sul mercato di servizi mirati che, giusto per fare un esempio, grazie all’uso di droni consentono di definire con precisione lo “stato zero” di infrastrutture anche geograficamente molto estese; ciò permette di mantenere il grado di dettaglio necessario a caratterizzare i singoli oggetti di manutenzione (per tipologia e posizione) e per controllarne nel tempo lo stato di funzionamento, grazie ad analisi nel visibile e nell’infrarosso.
Ben più lontano è il settore delle strade e degli elementi di arredo urbano (dalle ringhiere ornamentali alle semplici panchine, di cui al titolo, dalla segnaletica prevista dal Nuovo Codice della Strada a quella aggiuntiva di natura informativa/pubblicitaria, dal verde pubblico alle infrastrutture di attesa, giusto per introdurre in ordine sparso un elenco tutt’altro che esaustivo).
Per questo tipo di asset raramente sono disponibili dati dall’origine e ancor più raramente sono state condotte vere e proprie campagne di censimento, con l’eccezione di sottosistemi come quello della pubblica illuminazione che per loro natura si prestano maggiormente ad una gestione “connessa”; grazie al paradigma Internet of Things, quest’ultima può essere la vera chiave di volta per effettuare censimenti orientati alla gestione nel tempo in ottica di SMART City.
Quali sono le famiglie di dati di interesse? Nelle infrastrutture di trasporto vanno considerati almeno i seguenti elementi:
- Le caratteristiche tecniche dei singoli asset, utili a definire la scomposizione funzionale in cui sono inserite e a conoscere le loro prestazioni (classica logica famiglia/macchinario/componente)
- I piani di manutenzione, che nel caso delle opere civili e degli elementi di arredo urbano spesso non prodotti direttamente dal “costruttore” ma derivano da esperienze di settore o tabelle di riferimento
- I valori economici relativi ai cespiti, alle eventuali rendite, alle logiche di ammortamento, alle proiezioni relative ad eventuali manutenzioni straordinarie pianificabili a priori
- Gli elementi che concorrono a determinare le scelte di make or buy (competenze necessarie per i singoli lavori, documentazione associata, natura degli eventuali affidamenti di attività di manutenzione)
Partire con il piede corretto
Dunque il censimento quale primo passo: ma come farlo?
Anche questo è un progetto, che va gestito come tale, a partire dalla precisa identificazione dei fini, come insegnano le tecniche di Project Management:
- Identificazione degli obiettivi da raggiungere (non mera gestione manutentiva) da parte del commitment
- Qualificazione iniziale: chi conduce il censimento dispone delle risorse e delle competenze necessarie?
- Definizione degli obiettivi e dei requisiti da parte del responsabile di progetto
- Pianificazione delle attività, secondo un cronoprogramma realistico
- Allocazione delle risorse (tecniche ed economiche)
- Analisi e gestione dei rischi, aspetto fondamentale per la buona riuscita di un progetto, e spesso causa prima del suo fallimento in caso di sua omissione
- Determinazione dei costi
- Piano di progetto, come summa degli aspetti precedenti formalizzata secondo le normali tecniche in uso (identificazione delle funzioni coinvolte, definizione dei processi, WBS, diagrammi di GANTT, matrice delle responsabilità, formalizzazione dei work packages…)
Viene in aiuto chi ha esperienza di organizzazione e gestione della manutenzione attraverso sistemi informatici, che proprio dal censimento partono per associare correttamente i lavori di manutenzione propri di ciascun asset, le relative periodicità e (non va mai dimenticato) le competenze necessarie.
Sono queste ultime, nel campo delle infrastrutture, a determinare in maniera significativa le scelte di make or buy: non sono infrequenti infatti casi in cui l’acquisto sul mercato di servizi, con i relativi costi di gestione del Public Procurement, sono imposti dall’assenza di figure interne preparate e correttamente skillate cui fare ricorso nei casi di assenza di veri e propri mercati maturi (alta misurabilità delle performance in relazione ad una bassa congruenza dei fini nel rapporto acquirente vs fornitore).
Solo a valle di ciò gli aspetti economici possono essere correttamente calcolati e valutati, perché essi devono tenere conto dell’effettivo costo del ciclo di vita dei beni. Ciclo di vita che, per inciso, nelle opere infrastrutturali è un concetto relativamente recente e spesso non considerato all’atto di un acquisto. Prassi diffusa, nel Procurement, è infatti quella di considerare più la vita utile attesa di un asset che non i costi annuali da preventivare per il suo mantenimento in efficienza. Da qui molte delle deficienze che si emergono anche nella cronaca.
Si tratta di un elemento cruciale: in carenza di valutazioni di questo tipo ne deriva facilmente una totale assenza di controllo sui parametri che incidono sulla spesa corrente, soprattutto in campo pubblico. Ed è in questo contesto che sperimentazioni di Global Service hanno visto risultati tecnici ed economici spesso deludenti, perché ancora una volta è ben difficile controllare la natura di una spesa a prescindere dalla conoscenza del fenomeno tecnico che la produce.
È questo il motivo primo per cui la manutenzione correttiva prevale spesso rispetto alla preventiva, con risultati purtroppo noti alla cronaca, dai più eclatanti a quelli che, minori ma numerosissimi, contribuiscono ad un generale clima di sfiducia verso gli enti di gestione e di controllo.
C’è anche una ragione profonda per questo stato di cose: la consapevolezza economica, una volta fatti i conti, può portare a sgradite sorprese. Si pensi ad una semplice domanda: “Quanto costa una panchina?”. Chi non ha familiarità con l’ingegneria di manutenzione è facile sia tentato dall’operare ricerche sui costi di acquisto, al massimo su quelli di ammortamento, senza tenere conto della spesa annuale indotta dal mantenimento in efficienza. Spesa che dura negli anni e che, panchina dopo panchina, strada dopo strada, asset dopo asset, determina una spesa pubblica difficilmente sostenibile nel caso di infrastrutture realizzate senza preventive analisi di questo tipo.
Ed è probabilmente il caso di molti enti proprietari di strade.
Conclusioni
Nell’attuale momento storico occorre riprogettare molte opere pubbliche dal punto di vista della manutenzione, e per far ciò occorre approcciare il tema del censimento degli asset con un orientamento ai risultati tecnici ed economici; questi ultimi che devono risultare chiari e sostenibili, col paradossale rischio di dover ridurre il numero delle infrastrutture esistenti.
Ecco dunque un nuovo importante ruolo dei responsabili di manutenzione: non quello di subire a posteriori le scelte, ma di supportare con le proprie competenze chi pianifica e/o invoca nuove opere pubbliche. Solo così si può davvero sapere davvero quanto costa “una panchina”, e cosa essa comporta in termine di corretta gestione
