Survey e raccolta digitale

Uno degli snodi centrali nella corretta gestione di un processo di Facility Management è legato alla conoscenza degli Asset su cui il gestore dovrà operare all'interno del perimetro contrattuale ad esso assegnato.

Gli Asset da gestire possono essere tecnologici (impianti), strutturali ( elementi e finiture edili dell'edificio), mobiliari ( elementi legati alla gestione dei cespiti) ed infine quelli legati alle persone e agli spazi ( Soft Facility  e Space Management).

All'avvio di un contratto di conduzione, il primo processo da parte di un oculato gestore dovrebbe essere la presa in carico e una Survey il più possibile approfondita degli elementi che concorrono a definire il perimetro di azione del contratto, lo stato di fatto degli spazi e gli elementi parte della consistenza oggetto dei futuri interventi.

Questo passaggio, che si suole definire presa in carico, molto spesso per limiti temporali ed organizzativi, si risolve in un sopralluogo tecnico speditivo accompagnato da un verbale a fini di mero rispetto delle procedure di qualità aziendali o finalizzati all'ottemperanza dei vincoli contrattuali.

In questo modo però, le fasi successive del processo, saranno inficiate da un buco nero informativo che rischia di compromettere l'efficacia delle scelte e persino la redditività del contratto (dal punto di vista del  gestore) oppure la cattiva manutenzione e conservazione del patrimonio (osservando il tutto dal punto di vista  del proprietario degli immobili)

Quanti estintori, corpi scaldanti, sono presenti nell'edificio? Quali sono le marche dei componenti più importanti o costosi da gestire? Qual è la potenza complessiva dei corpi illuminanti e quale la loro numerosità e tipologia? Soprattutto, come sono distribuiti questi elementi all'interno dell'edificio e delle aree oggetto del servizio?

Qualsiasi Facility Manager, che debba affrontare in modo corretto la stesura di un piano di manutenzione, l'allocazione di risorse, o la realizzazione di un piano di efficentamento energetico ha necessità della maggiore quantità di dati possibile e anche di un giusto spettro di profondità di informazioni per ognuno di questi elementi rilevati.

Perché questa fase di sopralluogo e di analisi della consistenza spesso non viene effettuata in modalità approfondita?

I motivi risiedono nei tempi, nei costi e nell'inefficienza dei processi di raccolta sul campo.

È quindi necessaria la disponibilità di una piattaforma software dedicata al Facility Management che permetta la gestione dell'intero processo di gestione di edifici e complessi.

Il Software deve occuparsi di tutte le funzioni tipiche dei processi Organizzativi e Operativi come, Asset Management, Customer Services, Facility Services ed esistono sul mercato SW proprietari in grado fornire un supporto significativo e vincente.

La particolarità che differenzia la soluzione proprietaria è l'esistenza di un Modulo che permette attraverso l'uso di Tablet PC, la raccolta massiva e coordinata di migliaia di componenti tecnologici, delle  loro caratteristiche tecniche, foto e filmati direttamente sul campo.  La raccolta non si  limita alla classica scheda tecnica, ma si estende al corretto posizionamento sulla planimetria dell'edificio.

Lo strumento Software, abbinato alla professionalità di un gruppo di tecnici esperienziati, permette di organizzare campagne di rilievo e censimento di impianti ed edifici in tempi estremamente contenuti e con una qualità e profondità modulate sugli obiettivi del contratto.

Nell'ambito dei sistemi di governo si fa riferimento alla costituzione e all'aggiornamento dell'anagrafe tecnica. L'importanza della relazione tra piani di manutenzione e anagrafe tecnica, sottolinea quanto l'attività che porta alla costituzione di quest'ultima sia preliminare ad un processo gestionale e addirittura imprescindibile per una successiva efficace azione manutentiva.

Questo al fine di attuare - addirittura sin dalla fase di sopralluogo - delle procedure che siano in grado di rilevare e valutare ogni sistema e sub-sistema dell'anagrafica tecnica allo scopo di conoscerla e di conseguenza descriverne e valutarne i fabbisogni manutentivi.

In questo senso l'azione intrapresa, prevede un'attività sistemica, attentamente pianificata di rilievo, raccolta, selezione critica e organizzazione delle informazioni relative al patrimonio in disponibilità del cliente e al contesto in cui esso svolge il proprio ciclo di vita.

La selezione critica e l'organizzazione delle informazioni (alfanumeriche, documentali, grafiche e spaziali) viene condotta non secondo una logica di raccolta episodica e casuale, ma secondo una tassonomia generale delle conoscenze, dei loro rapporti e dei modi di utilizzo dei dati.

Per questo le attività di rilievo sul campo sono precedute dalla definizione del piano di classificazione, ovvero della definizione dei gruppi di impianto, dei componenti tecnologici e delle informazioni da raccogliere per ciascuno di essi.

Modalità di raccolta delle informazioni

Implementazione dell'anagrafe tecnica

La rilevazione anagrafica avviene mediante lo strumento con il quale i rilevatori  si muovono sul campo all'interno delle aree oggetto dell'appalto. Come descritto in precedenza, lo strumento, semplifica il processo di rilievo-restituzione, riducendo i tempi e azzerando gli errori di trascrizione e di imputazione del dato.

Le evidenze operative nell'uso di tale strumento, possono essere sintetizzate nei seguenti elementi:

• Utilizzabilità per indagini preliminari e speditive (sopralluoghi, ad esempio) ai fini di innescare urgenti processi manutentivi;
• Posizionamento spaziale del componente, individuato univocamente oltre che dal codice dell'impianto anche dalle sue coordinate spaziali ottenute mediante le funzionalità dell'apparato mobile utilizzato dai rilevatori;
• Caricamento delle informazioni alfanumeriche direttamente in forma digitale sul Tablet PC. In questo modo al rientro alla centrale di raccolta dati, o direttamente attraverso invio telematico i dati raccolti saranno resi disponibili a tutti gli utenti del processo gestionale.
• Contestuale raccolta fotografica mediante una "correlazione automatica" tra scatto della foto e rilevazione del componente/ambiente;
• Disponibilità del dato "giorno per giorno"  che consente di organizzare rilasci graduali, favorendo l'operatività e la funzionalità del sistema

Andrea Mongelli, CEO, NatiSoft Srl