Una Supply Chain efficiente grazie ai principi della Lean Production

Si trovano in qualunque locale di ristorazione, bar, feste, in diversi materiali, da quello più "antico", la ceramica, a quelli più innovativi come acciaio, alluminio e resina, e hanno forme che seguono le tendenze di design. Sono gli impianti di spillatura delle bevande e un'azienda leader nella loro produzione "abita" proprio in Italia, a Zanica (Bergamo) per la precisione. Si tratta di Vin Service Dispending Group che dal 1976 è impegnata con clienti del calibro di Coca-Cola, Heineken, Pepsi, Corona Extra. I numeri aziendali sono costantemente in crescita, con 20 milioni di fatturato annui e circa 80 dipendenti che operano su una superficie di 8500 mq adibita a progettazione, engineering/sviluppo, produzione, logistica e acquisti, controllo qualità e commercializzazione. Nel 2012, in linea con la vision del gruppo che persegue un costante rinnovamento tecnologico per una customer satisfaction elevata, è stata effettuata una profonda riorganizzazione dei processi aziendali, attraverso l'applicazione dei principi della Lean Production.

Un cambiamento profondo per un mercato dinamico

Sono diverse le caratteristiche di Vin Service che hanno portato alla decisione della Dirigenza di operare una riorganizzazione dei processi: i prodotti sono estremamente personalizzati e la produzione è a commessa, l'80% della produzione viene esportata e i clienti chiedono tempi di consegna strettissimi, con il rispetto assoluto delle date imposte. L'applicazione dei principi della Lean Organization rappresentavano un modo per cambiare non solo la metodologia produttiva ma anche ciò che ruotava intorno: ogni area dell'azienda era coinvolta. "Per noi la Lean Philosophy non è soltanto una ?teoria estetica', con linee disegnate all'interno dei reparti, ma un vero e proprio metodo snello di operare, che in breve ha portato risultati evidenti", dichiara Maurizio Cansone, Lean Production Manager di Vin Service. Incremento della produttività del 60%, riduzione degli sprechi del 90%, eliminazione delle scorte in linea: in una parola, l'azienda ha la certezza di quello che riesce a produrre e di quando il prodotto uscirà per il cliente. Per ottenere ciò, anche i fornitori sono stati coinvolti ed è stata rivista l'operatività dell'ufficio acquisti. "L'immagine più appropriata per descriver  ciò che è successo in azienda è quella di un sasso lanciato nello stagno: come da un punto preciso le onde si propagano su tutta la superficie circostante, così la riorganizzazione partita dall'area produttiva ha interessato ciò che è considerato esterno, ad esempio la supply chain", continua Cansone.

Per una catena di fornitura efficiente

Una produzione snella non può prescindere da un arrivo puntuale in azienda dei materiali e nei quantitativi corretti. In questo modo non si va incontro al sovradimensionamento del magazzino. È così che Vin Service ha avuto la necessità di ripensare anche la propria relazione con i fornitori, ovvero l'ufficio acquisti ha fatto un vero e proprio "esame di coscienza". "Dopo un'attenta analisi, ci siamo accorti che spesso eravamo noi i followers dei fornitori e non il contrario. Venivano prima le loro esigenze, richieste ecc., il rapporto era sbilanciato a loro favore. Inoltre ci siamo accorti che l'ufficio acquisti era oberato di attività a non valore aggiunto", racconta Daniela Barzaghi, Responsabile Logistica di Vin Service. Per fare un esempio di attività "non pagata" dal cliente, quando arrivava una segnalazione dal fornitore sulla mancata ricezione dell'ultima versione del disegno tecnico, occorreva che qualcuno dell'ufficio acquisti interpellasse un operatore dell'ufficio tecnico con conseguenti perdite di tempo. O ancora, l'assenza di qualcuno nell'ufficio acquisti comportava che alcune comunicazioni del fornitore circa la consegna del materiale o altro venissero guardate con ritardo. "Abbiamo allora cercato uno strumento tecnologico che ci consentisse l'eliminazione di questi ?sprechi' e che ci aiutasse a reimpostare completamente il rapporto con i fornitori", afferma Barzaghi. Lo strumento ottimale, su cui è ricaduta la scelta, è Iungo.

Iungo è il portale web che permette alle aziende di gestire tutta la supply chain, dallo sviluppo di nuovo prodotto al sourcing, dal procurement all'execution e invoicing.

Il software si presenta in modalità diverse a seconda che sia il fornitore o il cliente ad utilizzarlo. Lato cliente (ufficio acquisti): un portale integrato con il gestionale in cui vengono immesse in modo automatico le informazioni che provengono dalla supply chain. Lato fornitore: viene ricevuta la Iungomail, ovvero la proposta d'ordine del cliente ed è molto semplice confermare la data di consegna o inviare delle modifiche, rilanciare sul prezzo o quant'altro attenga all'ordine, bastano pochi passaggi.

In Vin Service il progetto Iungo è iniziato a febbraio del 2013 e ha visto il coinvolgimento iniziale dei 20 fornitori considerati strategici, poi quello di tutti gli altri fino ad arrivare a 260 nel settembre dello stesso anno. Gli utenti di Vin Service sono 3 dell'ufficio acquisti. "Sono stati mesi di intenso lavoro in cui tuttavia abbiamo incontrato poche resistenze da parte dei fornitori perché hanno compreso subito come Iungo consentisse loro di sentirsi parte della nostra azienda, dei nostri processi", sottolinea Barzaghi. Per ora Iungo è attivo per tutto ciò che attiene la pianificazione e la gestione dell'ordine d'acquisto - 500/600 righe d'ordine al mese (invio ordini d'acquisto, ordini aperti, conto lavoro, kanban, conferme, solleciti), ma sono previsti sviluppi futuri, come la gestione delle pre-bolle, dei preventivi, dei contratti di acquisto, di una reportistica condivisa con il fornitore. "I risultati sono stati così confortanti che ci sembra opportuno sfruttare al massimo le potenzialità di questo strumento che ha appunto rispettato tutte le promesse fatte", sostiene Barzaghi.

Grazie a Iungo sono state risolte alcune criticità.

• Azzeramento delle attività a non valore aggiunto. L'aggiornamento manuale del gestionale precedentemente era causa di gravi perdite di tempo, almeno 20 minuti al giorno. Se poi l'operatore addetto era assente, nascevano problematiche a cascata come una programmazione non corretta della produzione. L'automatizzazione di questo processo oggi permette di avere sempre disponibili le informazioni circa le reali attività dei fornitori e dunque di procedere ad una pianificazione rispondente alle esigenze del mercato.
• Allineamento delle procedure seguite dall'ufficio acquisti. Oggi tutti e tre gli operatori coinvolti hanno indistintamente sott'occhio le informazioni provenienti dai fornitori e ciò consente un'importante interscambiabilità di ruoli e la certezza che ogni fase venga evasa.
• Possibilità di una valutazione oggettiva del fornitore, in quanto i dati sulle consegne, sui ritardi, sulla qualità dei prodotti in arrivo sono sempre registrati, mentre in precedenza il fornitore aveva la possibilità di disquisire su una data piuttosto che su un'altra.

"Iungo è uno strumento che ha avuto un ruolo fondamentale nella ?rivoluzione' produttiva e organizzativa di Vin Service che ha messo al centro di ogni azione il cliente", conclude Barzaghi.